Ordenes de Compra Automaticas en Ubik: Convierte Sugerencias en Borradores Programados
La planeacion de inventario es valiosa porque detecta los productos que tu clinica puede necesitar antes de que alguien se encuentre con un estante vacio.
Pero el siguiente paso tambien importa. Una Sugerencia de Compra es solo una senal. Alguien todavia tiene que crear la orden, revisar cantidades, confirmar proveedor y enviarla en el momento correcto.
Las Ordenes de Compra Automaticas ayudan con ese paso intermedio.
Cuando la configuracion esta activa, Ubik puede usar las Sugerencias de Compra nocturnas para crear ordenes de compra en borrador para proveedores aprobados. El borrador aparece en Ordenes de Compra, tu equipo puede editarlo y Ubik puede enviarlo automaticamente despues del tiempo de revision si nadie lo cancela o desactiva el autoenvio.
La meta no es quitar control al equipo. La meta es quitar el trabajo repetitivo de crear borradores, manteniendo clara la revision.
Por Que Ayudan las OCs Automaticas
Muchas clinicas ya conocen este patron:
- El equipo empieza el dia con un correo de sugerencias de compra.
- Alguien piensa crear la orden al proveedor.
- El dia se llena de trabajo.
- La orden se crea tarde, se duplica o se olvida.
- La presion de inventario aparece otra vez en el peor momento.
Las OCs automaticas hacen que ese flujo sea menos fragil.
Ayudan a tu clinica a:
- Crear borradores de OC desde Sugerencias de Compra nocturnas sin copiar datos manualmente.
- Mantener las ordenes sugeridas en el mismo flujo de Ordenes de Compra que el equipo ya usa.
- Dar al equipo un tiempo de revision antes de enviar algo.
- Limitar la automatizacion solo a proveedores aprobados explicitamente.
- Mostrar problemas de configuracion antes de enviar una orden dudosa.
- Conservar el comportamiento normal de editar, cancelar, enviar y recibir una orden.
En la practica, la persona encargada de compras puede abrir Ordenes de Compra por la manana y revisar borradores que Ubik ya preparo.
Como Funciona
Las OCs automaticas siguen empezando con Sugerencias de Compra.
Cada noche, Ubik revisa los datos de planeacion de inventario y guarda sugerencias por proveedor. Despues de calcular esas sugerencias, Ubik revisa la configuracion de OCs automaticas de cada cuenta.
Ubik crea un borrador automatico solo cuando todo esto se cumple:
- Las OCs automaticas estan activas para la cuenta.
- El proveedor esta seleccionado explicitamente en la lista de proveedores permitidos.
- El proveedor esta listo para envio de OCs desde Ubik.
- La frecuencia ya corresponde para esa cuenta y proveedor.
- No existe ya un borrador automatico abierto para ese proveedor.
- No existe ya un borrador ligado a la misma Sugerencia de Compra.
Cuando Ubik crea el borrador, sigue siendo una orden de compra normal en borrador. Aparece en Ordenes de Compra > Enviar ordenes con una etiqueta OC auto, fecha de generacion y fecha programada de envio.
Tu equipo puede editar cantidades, quitar lineas, agregar notas, guardar el borrador, enviarlo manualmente, cancelarlo o desactivar el autoenvio para ese borrador.
Editar el borrador no detiene el envio automatico. Si el borrador no debe enviarse automaticamente, usa Desactivar autoenvio o cancela la OC.
Que Significa Cada Configuracion
Controlas las OCs automaticas desde la configuracion de la cuenta.
Activar OCs Automaticas
Esta opcion prende la funcion para la cuenta.
Cuando esta apagada, Ubik sigue creando Sugerencias de Compra normales, pero no crea borradores automaticos de OC.
Esta opcion esta apagada por defecto.
Frecuencia
La frecuencia controla cada cuantos dias Ubik puede generar una OC automatica para el mismo proveedor.
Las opciones comunes son:
- Diario: Ubik puede crear un borrador automatico cada dia cuando hay sugerencias pendientes.
- Semanal: Ubik puede crear una aproximadamente cada 7 dias.
- Mensual: Ubik interpreta mensual como cada 30 dias.
- Dias personalizados: Elige tu propio numero de dias.
La frecuencia se cuenta desde la ultima OC automatica generada para ese proveedor, no desde la semana o el mes calendario.
Semanal es un buen punto de inicio para muchos proveedores. Diario funciona mejor para proveedores de alto movimiento donde el equipo ya revisa compras cada manana.
Tiempo de Revision
El tiempo de revision controla cuanto espera el borrador antes de que Ubik lo envie automaticamente.
Por ejemplo:
- 0 dias significa que el borrador puede enviarse en la siguiente revision matutina despues de crearse, si la configuracion sigue valida.
- 1 dia da al equipo aproximadamente un dia para revisar.
- 2 dias o mas da una ventana mas larga para revisar compras.
El tiempo de revision sirve cuando el equipo quiere automatizacion, pero tambien quiere una oportunidad predecible para ajustar cantidades antes de que el proveedor reciba la OC.
Proveedores
La lista de proveedores es una lista permitida.
Ubik no genera automaticamente OCs para todos los proveedores. El proveedor debe estar seleccionado antes de que OCs automaticas pueda crear borradores para ese proveedor.
Esto es intencional. Algunos proveedores no trabajan bien con el flujo de envio de OC, requieren otro canal de pedido o necesitan revision interna antes de cualquier envio.
Para proveedores normales, Ubik revisa si el proveedor tiene el ID fiscal requerido y los datos de WhatsApp para envio de OCs. Si un proveedor no esta listo, Configuracion de Cuenta muestra la razon para corregirla antes de seleccionarlo.
El selector de proveedores tiene busqueda, asi que puedes filtrar por nombre, DBA, ID fiscal, telefono, correo o numero de WhatsApp al elegir la lista permitida.
Los proveedores aliados tambien pueden participar cuando la configuracion de ordenes de compra aliadas y transferencia de inventario esta lista.
Que Vera el Equipo
Los borradores automaticos aparecen en Ordenes de Compra > Enviar ordenes.
Cada borrador automatico incluye:
- Una etiqueta OC auto.
- Fecha de generacion.
- Fecha programada de envio.
- Estado automatico actual.
- Cualquier razon por la que el envio automatico requiere atencion.
El borrador se puede editar como cualquier otro borrador. El equipo puede ajustar cantidades, quitar lineas, agregar notas y guardar.
Si el envio automatico debe detenerse para ese borrador, elige Desactivar autoenvio. La orden de compra sigue siendo un borrador editable; solo deja de enviarse por el proceso automatico de la manana.
Si la configuracion del proveedor o de la cuenta deja de ser valida antes del envio programado, Ubik bloquea el envio automatico y deja la OC como borrador para revision del equipo.
Una Configuracion Inicial Practica
Si lo vas a activar por primera vez, empieza de forma conservadora.
Usa:
- Activado: Si
- Frecuencia: Semanal
- Tiempo de revision: 1 dia
- Proveedores: Uno o dos proveedores confiables con WhatsApp e ID fiscal completos
Deja que el equipo revise esos borradores automaticos durante algunos ciclos de compra. Cuando el flujo se sienta predecible, agrega mas proveedores o reduce la frecuencia para categorias de alto movimiento.
Agenda una Demostracion Gratuita o Envianos un Mensaje
Nos encantaria mostrarte como Ubik puede ayudar a tu clinica a convertir la planeacion de inventario en un flujo de compras mas claro.
WhatsApp: 1-612-383-6374
Sitio web: goubik.com
Correo: [email protected]
O mandanos un mensaje en Facebook
Instrucciones
Activar OCs Automaticas
- Abre Configuracion de Cuenta.
- Ve al area de configuracion de Inventario y Ventas.
- Busca OCs automaticas.
- Activa OCs automaticas.
- Elige una frecuencia: Diario, Semanal, Mensual o Personalizado.
- Define el tiempo de revision en dias.
- Busca y selecciona los proveedores autorizados para recibir borradores automaticos de OC.
- Guarda la cuenta.
Revisar Borradores Automaticos
- Abre Ordenes de Compra > Enviar ordenes.
- Busca borradores marcados con la etiqueta OC auto.
- Abre el borrador.
- Revisa proveedor, fecha de generacion, fecha programada de envio, articulos, cantidades y notas.
- Edita el borrador si hace falta.
- Guarda el borrador.
Detener el Envio Automatico de un Borrador
- Abre Ordenes de Compra > Enviar ordenes.
- Selecciona el borrador automatico.
- Elige Desactivar autoenvio.
- Sigue editando la OC como un borrador normal, enviala manualmente cuando este lista o cancelala si la orden ya no se necesita.
Revisar Por Que No Se Creo un Borrador
Si esperabas un borrador automatico y no aparece:
- Confirma que OCs automaticas este activo en la cuenta.
- Confirma que el proveedor este seleccionado en la lista de proveedores de OCs automaticas.
- Revisa que el proveedor tenga el ID fiscal y los datos de WhatsApp requeridos.
- Revisa si la frecuencia ya corresponde.
- Revisa si ya existe un borrador automatico abierto para ese proveedor.
- Revisa si ya existe un borrador para la misma Sugerencia de Compra.
- Revisa el resumen matutino para ver resultados de OCs automaticas creadas, enviadas, bloqueadas o desactivadas.