Transferir inventario entre sucursales en Ubik: el ciclo completo de necesidad a pago

Las clinicas con varias sucursales suelen mover inventario internamente antes de que la contabilidad quede clara.

Una sucursal necesita medicamento. Matriz tiene el stock en almacen. La sucursal pide producto, matriz lo envia, alguien crea un gasto despues, otra persona revisa si la sucursal pago, y contabilidad tiene que reconstruir lo que paso.

El ciclo de inventario entre sucursales de Ubik esta disenado para mantener ese trabajo en un solo lugar: necesidad de inventario, orden de compra, surtido de almacen, factura de aliado, gasto de sucursal, pago a proveedor, confirmacion de matriz y analiticas de flujo de efectivo.

La meta no es solo mover stock. La meta es mover stock sin perder la historia financiera.

Por Que Importa

Cuando las sucursales transfieren inventario por mensajes informales, el stock puede moverse, pero la contabilidad queda fragil.

• Matriz puede perder visibilidad de lo que cada sucursal debe.
• Las sucursales pueden recibir stock sin un gasto de proveedor claro.
• Los pagos pueden quedar registrados en un lado, pero no confirmados en el otro.
• La planeacion de inventario puede ignorar la demanda real del almacen si solo surte a otras sucursales.
• Las analiticas pueden mezclar ingresos de clientes, gastos de proveedores y liquidaciones internas.

El ciclo completo en Ubik le da a cada lado un trabajo claro y mantiene separada la contabilidad:

• La sucursal registra lo que debe mediante gastos y pagos a proveedor.
• Matriz o almacen registra lo que le deben mediante facturas de aliado y pagos aliados confirmados.
• Ambos lados pueden revisar despues el movimiento en analiticas.

Lo Que Ubik Conecta

El flujo usa varias herramientas de Ubik juntas.

Asi, los pagos normales de clientes quedan separados de la liquidacion entre sucursales.

Los Dos Actores

Hay dos cuentas involucradas, y cada una tiene un rol distinto.

Los nombres pueden parecer invertidos al principio. En Ubik, Enviar ordenes significa "yo envio una solicitud de compra". Recibir ordenes significa "yo recibo ordenes de compra aliadas que debo surtir".

El Ciclo Completo

Este es el ciclo completo de inventario entre sucursales:

1. La sucursal detecta una necesidad de inventario.
2. La sucursal crea y envia una orden de compra al proveedor ligado a matriz.
3. Matriz ve la orden entrante en Recibir ordenes.
4. Matriz prepara y completa la transferencia de inventario.
5. Ubik crea la factura de aliado, o matriz la crea desde el flujo de Recibir ordenes.
6. La sucursal importa la factura de aliado a gastos, o crea gastos desde la OC entregada y liga la factura despues.
7. La sucursal registra el pago a proveedor en ese momento o lo paga despues con el flujo normal de pagos a proveedor.
8. Matriz confirma el pago reportado, o registra directamente un pago recibido.
9. Ambos lados revisan el resultado en analiticas de Flujo de efectivo.

Al final, el stock se movio, el gasto de sucursal quedo registrado, el pago de sucursal tiene seguimiento, el efectivo de matriz queda confirmado y ambas cuentas pueden ver el impacto contable.

Decisiones Importantes

Unidades de inventario o unidades de proveedor

Con un proveedor normal, las cantidades de una orden de compra suelen usar unidades del proveedor. Por ejemplo, comprar una caja puede crear cinco unidades vendibles dentro de Ubik.

Con un proveedor aliado, la sucursal puede elegir la base de cantidad:

• Unidades de inventario significa que la sucursal pide la cantidad exacta de stock Ubik que se debe transferir.
• Unidades de proveedor significa que Ubik usa la conversion de unidad de compra configurada en el articulo.

La mayoria de transferencias entre sucursales deberian usar Unidades de inventario, porque ambos lados ya trabajan con cantidades de inventario Ubik.

Pagar ahora o pagar despues

Cuando la sucursal importa una factura de aliado, puede registrar el pago al proveedor inmediatamente. Si la sucursal no esta pagando en ese momento, deja apagada la opcion de pago y paga despues desde la factura o desde el flujo de pagos a proveedor.

Pago reportado o pago confirmado

Cuando la sucursal registra un pago contra una factura aliada ligada a matriz, Ubik reporta el pago a matriz. No cuenta como efectivo confirmado de matriz hasta que matriz confirme que el dinero realmente se recibio.

Esto protege a los dos lados: la sucursal puede decir que pago, y matriz mantiene control sobre cuando ese pago se convierte en entrada de efectivo confirmada.

Instrucciones Detalladas

Usa estos pasos cuando una sucursal necesita inventario de matriz o de una cuenta de almacen.

Antes de Empezar

1. Confirma que las dos cuentas tienen una alianza activa.
2. Confirma que la alianza permite transferencias de inventario.
3. Confirma que la sucursal tiene un proveedor local ligado a matriz.
4. Confirma que los articulos de inventario equivalentes estan ligados entre sucursal y matriz.
5. Confirma que matriz tiene listos los precios de transferencia para los articulos que enviara.
6. Decide si la sucursal debe pedir cantidades exactas de inventario o unidades de compra del proveedor.

Si falta parte de esta configuracion, Recibir ordenes puede mostrar problemas de configuracion o enlaces de inventario faltantes.

Sucursal: Crear y Enviar la Orden de Compra

1. En la cuenta de sucursal, abre Ordenes de compra > Enviar ordenes.
2. Revisa sugerencias o crea una nueva orden en borrador.
3. Selecciona el proveedor ligado a matriz.
4. Agrega los articulos de inventario y cantidades que la sucursal necesita.
5. Si el proveedor es aliado, revisa Base de cantidad.
6. Elige Unidades de inventario para cantidades exactas de Ubik, salvo que el equipo quiera usar conversion de unidad de proveedor.
7. Guarda el borrador.
8. Revisa las lineas del borrador.
9. Envia la orden.

Despues de enviarla, la orden aparece para matriz en Recibir ordenes. La sucursal puede seguir viendo el estado desde Enviar ordenes.

Matriz: Surtir la Orden Entrante

1. En la cuenta de matriz o almacen, abre Ordenes de compra > Recibir ordenes.
2. Selecciona la orden entrante desde la cola.
3. Revisa sucursal, ID de OC, lineas solicitadas, cantidad surtida, cantidad restante, stock y advertencias de configuracion.
4. Usa el indicador de pasos para ver la siguiente accion.
5. Elige Preparar transferencia de inventario.
6. Revisa las filas precargadas en Gestion de inventario > Mover.
7. Confirma cantidades, paquetes y precios de transferencia.
8. Deja marcada Crear factura de aliado despues de transferir cuando la transferencia se debe cobrar a la sucursal.
9. Completa la transferencia.

Ubik descuenta stock de matriz, aumenta stock de la sucursal, registra la transferencia en ambos lados y puede crear la factura de aliado desde la transferencia.

Matriz: Crear la Factura de Aliado si Hace Falta

Si la factura no se creo durante la transferencia:

1. Regresa a Ordenes de compra > Recibir ordenes.
2. Selecciona la orden entregada o parcialmente surtida.
3. Revisa el area de factura y el historial de transferencias.
4. Usa el paso de factura para crear la factura de aliado de las lineas transferidas sin facturar.

Cuando la factura existe, el detalle de la OC muestra el ID de factura ligada y la factura tambien muestra el ID de OC ligado.

Sucursal: Registrar el Gasto

La sucursal tiene dos opciones limpias.

Opcion 1: Importar la factura.

1. En la cuenta de sucursal, abre Ordenes de compra > Facturas.
2. Abre la factura de aliado recibida.
3. Revisa ID de OC, lineas de factura, totales y proveedor.
4. Elige Importar a gastos.
5. Si la sucursal esta pagando ahora, marca Registrar pago al proveedor ahora.
6. Guarda.

Opcion 2: Crear gastos desde la OC entregada.

1. En la cuenta de sucursal, abre Ordenes de compra > Enviar ordenes.
2. Selecciona la OC entregada o cerrada.
3. Elige Crear gasto desde OC.
4. Revisa las filas precargadas en Editar gasto.
5. Guarda el gasto.
6. Cuando matriz cree la factura despues, importa la factura para ligarla a esos gastos existentes de la OC en vez de duplicarlos.

Usa la importacion de factura cuando la factura ya existe. Usa el acceso desde OC cuando la sucursal ya recibio stock y necesita registrar el gasto antes de que la factura este disponible.

Sucursal: Pagar a Matriz

Si la sucursal no registro el pago durante la importacion de factura:

1. Abre Ordenes de compra > Facturas.
2. Abre la factura importada.
3. Elige Registrar pago al proveedor.
4. Captura monto, fecha, metodo y referencia.
5. Guarda el pago.

El pago reduce la deuda de proveedor de la sucursal. Si la factura esta ligada a matriz, Ubik tambien reporta el pago a matriz para confirmacion.

Matriz: Confirmar o Registrar el Pago

1. En la cuenta de matriz, abre Ordenes de compra > Recibir ordenes.
2. Selecciona la OC relacionada.
3. Abre Historial de pagos.
4. Si la sucursal reporto un pago, confirmalo solo despues de que matriz haya recibido el dinero.
5. Si matriz recibio un pago directamente y la sucursal no lo reporto, usa Registrar un pago desde Historial de pagos.

Los pagos reportados no son efectivo confirmado de matriz hasta que matriz los confirma. Los pagos registrados directamente por matriz se confirman de inmediato.

Ambos Lados: Revisar Analiticas

1. Abre Contabilidad > Analiticas.
2. Ve a la pestana Flujo de efectivo.
3. Revisa Entradas por aliado en matriz.
4. Revisa Salidas por aliado en la sucursal.
5. Usa Entradas/salidas por aliado para comparar entrada total, salida total, neto y numero de movimientos por aliado.
6. Usa Movimientos de efectivo para revisar cada evento de pago o gasto.
7. Si una grafica no tiene filas, el mensaje vacio nombra el reporte, por ejemplo Sin entradas por aliado o Sin salidas por aliado.

Matriz deberia ver pagos aliados confirmados como entradas por aliado. La sucursal deberia ver pagos a proveedor o gastos ligados a facturas aliadas como salidas por aliado.

Como Se Ve un Ciclo Limpio

Un ciclo completo de inventario entre sucursales debe dejar un registro claro:

• La OC muestra lo que la sucursal pidio.
• El historial de inventario muestra lo que matriz transfirio y lo que la sucursal recibio.
• La factura de aliado muestra lo que matriz cobro.
• El gasto de sucursal muestra lo que la sucursal debe o pago.
• El historial de pagos a proveedor muestra la actividad de pago de sucursal.
• El historial de pagos de matriz muestra pagos reportados y confirmados.
• Las analiticas de Flujo de efectivo separan ingresos normales de clinica de liquidaciones entre aliados.

Ese es el valor de mantener el ciclo completo dentro de Ubik: el trabajo operativo y el registro financiero permanecen conectados desde la primera necesidad de inventario hasta el pago final.

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