Guía de KPIs para Clínicas Veterinarias: Qué Medir, Cómo Calcularlo y Cuándo Usar Papel, Excel o Software
Muchas clínicas saben que quieren “mejor analítica”, pero la pregunta real es más simple:
¿Qué números sí importan, qué significan para el negocio y cuál es la forma más razonable de obtenerlos?
Esta guía mapea las superficies de KPI que hoy aparecen en las páginas de analítica y vistas de dashboard de Übik. Para cada grupo de KPIs, explica:
- qué significa el número para la clínica
- qué datos se necesitan para calcularlo
- cuál es la ecuación conceptual en variables de negocio
- qué tan difícil sería reproducirlo en papel, Excel o Übik
- cuál es el método más razonable en la práctica
Está escrita para operadores y gerentes de clínica, no para desarrolladores.
Cómo Leer las Barras de Dificultad
- Más bajo = más fácil.
- Formato:
Papel [#####] Excel [###--] Ubik [#----] [#----]significa fácil.[#####]significa muy difícil.
Una Regla Antes de Empezar
- Papel solo es realista para conteos pequeños del mismo día.
- Excel sirve para exportaciones cortas y cortes simples.
- Übik es la herramienta correcta cuando un KPI cruza muchos registros, usa fechas y horas, o necesita mantenerse actualizado.
Dashboard Principal
El dashboard principal es la foto operativa rápida de la clínica. Responde: qué está pasando hoy, dónde se está formando la presión y si hay personal, inventario y cobranza suficientes.
Página: /
| Superficie KPI | Qué significa para la clínica | Datos requeridos | Ecuación (variables de negocio) | Dificultad | Mejor método |
|---|---|---|---|---|---|
| Mezcla de estatus de citas: programadas, esperando, en atención, terminadas, canceladas | Muestra el flujo de visitas de hoy y si el día se está atorando o avanzando | Citas del día local de la clínica; estatus de cita; tipo de cita | Visitas Programadas = contar(citas donde Estatus = Programada); Visitas Esperando = contar(citas donde Estatus = Esperando); Visitas en Atención = contar(citas donde Estatus = En Atención); Visitas Terminadas = contar(citas donde Estatus = Terminada); Visitas Canceladas = contar(citas donde Estatus = Cancelada) |
Papel [##---] Excel [#----] Ubik [#----] |
Ubik |
| Mezcla por tipo de cita | Muestra qué tipo de demanda clínica está llenando el día | Citas; tipo de cita | Visitas del Tipo de Cita X = contar(citas donde Tipo de Cita = X) |
Papel [##---] Excel [#----] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tiempo promedio de espera | Mide el flujo desde la llegada del cliente hasta el inicio de la atención | Marcas de tiempo de espera o minutos guardados de espera | Tiempo Promedio de Espera = Minutos Totales de Espera / Número de Visitas Incluidas en la Espera |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tiempo promedio de atención | Muestra cuánto tiempo están consumiendo las visitas de la capacidad clínica | Marcas de tiempo de atención o minutos guardados de atención en visitas terminadas | Tiempo Promedio de Atención = Minutos Totales de Atención de Visitas Terminadas / Número de Visitas Terminadas |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Cierre inteligente: hora límite y fin proyectado | Ayuda a decidir si conviene seguir aceptando trabajo y si el equipo va a terminar tarde | Horario de negocio, personal actualmente activo, carga actual, modelo histórico de cierre | Hora Proyectada de Fin = Pronóstico(Cola Actual + Personal Actual + Patrón Histórico de Cierre + Horario de Negocio); es un pronóstico, no una fórmula manual simple |
Papel [#####] Excel [#####] Ubik [#----] |
Ubik |
| Clientes nuevos vs recurrentes | Muestra cuánto de la demanda de hoy viene de adquisición contra repetición | Citas; fecha de alta del cliente ligado | Clientes Nuevos Atendidos Hoy = contar(visitas donde Fecha de Alta del Cliente = Hoy); Clientes Recurrentes Atendidos Hoy = contar(visitas donde Fecha de Alta del Cliente es Antes de Hoy) |
Papel [###--] Excel [##---] Ubik [#----] |
Ubik |
| Mascotas nuevas vs recurrentes y mezcla por especie | Muestra la mezcla de casos y si el crecimiento viene de mascotas nuevas o de hogares ya existentes | Citas; fecha de alta de la mascota ligada; especie | Mascotas Nuevas Atendidas Hoy = contar(visitas donde Fecha de Alta de la Mascota = Hoy); Mascotas Recurrentes Atendidas Hoy = contar(visitas donde Fecha de Alta de la Mascota es Antes de Hoy); Conteo por Especie = contar(mascotas atendidas donde Especie = X) |
Papel [###--] Excel [##---] Ubik [#----] |
Ubik |
| Mezcla de personal y cobertura actual: admins, staff, programados, trabajando ahora | Muestra si hay cobertura suficiente y si el equipo programado realmente ya entró | Roles de usuario; horarios del personal; checadas abiertas | Admins = contar(usuarios donde Rol = Admin); Staff = contar(usuarios donde Rol = Staff); Programados para Trabajar = contar(turnos programados hoy); Trabajando Ahora = contar(registros abiertos sin salida todavía) |
Papel [###--] Excel [##---] Ubik [#----] |
Ubik |
| Volumen de pagos y mezcla por método de pago | Muestra la actividad de cobranza de hoy y cómo se está cobrando el dinero | Pagos; reembolsos; método de pago; tipo de cita ligada | Pagos Totales = contar(renglones de pago); Pagos de Venta = contar(pagos ligados a ventas POS); Pagos de Citas = contar(pagos ligados a visitas que no son venta); Pagos por Método = contar(pagos donde Método de Pago = X) |
Papel [###--] Excel [##---] Ubik [#----] |
Ubik |
| Salud del inventario: total de artículos, bajo stock, sin stock, mezcla por tipo | Muestra si el inventario está sano antes de que el equipo empiece a sentir faltantes | Registros de inventario; bandera de bajo stock; bandera de sin stock; tipo de inventario | Artículos Totales = contar(registros de inventario); Artículos con Bajo Stock = contar(artículos marcados con Bajo Stock); Artículos Sin Stock = contar(artículos marcados Sin Stock); Artículos por Tipo = contar(artículos donde Tipo = X) |
Papel [###--] Excel [##---] Ubik [#----] |
Ubik |
| Resumen POS: ventas, no pagadas, pagos, ingreso POS | Muestra la salud del checkout retail del día | Citas de venta; pagos POS; reembolsos POS | Ventas POS = contar(citas de venta POS); Ventas POS No Pagadas = contar(citas de venta POS donde Estatus = No Pagada); Pagos POS = contar(renglones de pago POS); Ingreso POS = Pagos POS Totales - Reembolsos POS Totales |
Papel [###--] Excel [##---] Ubik [#----] |
Ubik |
Analítica de Citas
La analítica de citas es donde la clínica puede ver flujo, carga de trabajo, comportamiento de cobranza y cuellos de botella operativos a lo largo de un periodo seleccionado.
Página: /appointment/analytics
| Superficie KPI | Qué significa para la clínica | Datos requeridos | Ecuación (variables de negocio) | Dificultad | Mejor método |
|---|---|---|---|---|---|
| Resumen de citas: total, terminadas, esperando, canceladas, sin asignar, ventas | Resumen operativo rápido para el periodo seleccionado | Citas en rango; estatus; tipo; asignación | Visitas Totales = contar(todas las visitas en rango); Visitas Terminadas = contar(visitas donde Estatus = Terminada); Visitas Esperando = contar(visitas donde Estatus = Esperando); Visitas Canceladas = contar(visitas donde Estatus = Cancelada); Visitas Sin Asignar = contar(visitas que no son venta y no tienen clínico asignado); Visitas de Venta = contar(visitas donde Tipo de Cita = Venta) |
Papel [###--] Excel [##---] Ubik [#----] |
Ubik |
| Totales de cobranza por cajero y por método | Muestra quién cobró el dinero y por qué canales entró | Pagos; reembolsos; cajero; método de pago | Cobranza Neta del Cajero = Pagos Totales Cobrados por el Cajero - Reembolsos Totales Procesados por el Cajero; Cobranza Neta por Método = Pagos por Método - Reembolsos por Método |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tabla de detalle de citas: espera, atención, cargos, pagos | Permite auditar qué visitas fueron lentas, quedaron cortas de pago o tuvieron alto valor | Citas; cargos; pagos; reembolsos | Cargos de la Visita = sumar(renglones de cargo ligados a la visita); Pagos de la Visita = sumar(pagos ligados a la visita) - sumar(reembolsos ligados a la visita); Tiempo de Espera = minutos de espera de la visita; Tiempo de Atención = minutos de atención de la visita |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tabla por técnico: cantidad atendida, minutos atendidos, ingreso | Muestra la carga de trabajo y el dinero asociado a cada clínico o técnico | Citas con asignado; minutos de atención; pagos; reembolsos | Visitas Atendidas por Técnico = contar(visitas asignadas al técnico); Minutos de Atención del Técnico = sumar(minutos de atención de las visitas del técnico); Ingreso del Técnico = sumar(pagos netos ligados a las visitas del técnico) |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tabla de pagos y conteo por método | Muestra la mezcla de cobranza y la trazabilidad de cada pago | Pagos en rango; cliente ligado; cajero; método | Pagos por Método = contar(renglones de pago donde Método = X); la tabla es el libro detalle pago por pago |
Papel [###--] Excel [##---] Ubik [#----] |
Ubik |
| Gráfica de carga de espera | Muestra en qué momentos la sala de espera tuvo mayor presión | Citas con inicio de espera; minutos de espera | Visitas en Bloque de Tiempo = contar(visitas cuyo inicio de espera cae en el bloque); Tiempo Promedio de Espera en el Bloque = Minutos Totales de Espera en el Bloque / Visitas en el Bloque |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Gráfica de carga de atención | Muestra cuándo subió la demanda de atención y qué técnicos la absorbieron | Citas con inicio de atención; minutos de atención; asignado | Visitas Atendidas en Bloque de Tiempo = contar(visitas cuyo inicio de atención cae en el bloque); Tiempo Promedio de Atención en el Bloque = Minutos Totales de Atención en el Bloque / Visitas Atendidas en el Bloque; las barras por técnico son conteos por técnico en ese mismo bloque |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Gráfica de iniciador o fuente | Muestra de dónde vienen las citas: recepción, doctor, autoservicio del cliente, kiosco y más | Campo de iniciador o fuente de la cita | Visitas de la Fuente X = contar(visitas donde Fuente de Inicio = X) |
Papel [###--] Excel [##---] Ubik [#----] |
Ubik |
Analítica de Clientes
La analítica de clientes convierte citas y pagos en información de retención, valor y comunicación.
Página: /customer/analytics
| Superficie KPI | Qué significa para la clínica | Datos requeridos | Ecuación (variables de negocio) | Dificultad | Mejor método |
|---|---|---|---|---|---|
| Clientes activos, nuevos y recurrentes | Muestra la salud de retención y si el crecimiento viene de hogares primerizos o recurrentes | Citas; historial del cliente; última cita terminada antes del rango | Clientes Activos = contar(clientes únicos atendidos en el rango de fechas); Clientes Nuevos = contar(clientes únicos atendidos en el rango sin visita terminada antes del rango); Clientes Recurrentes = contar(clientes únicos atendidos en el rango con al menos una visita terminada antes del rango) |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Total de citas, tasa de cancelación, días promedio entre visitas, mediana de días entre visitas | Muestra el comportamiento de repetición y la confiabilidad de agenda | Citas por cliente a través del tiempo; estatus de cancelación | Tasa de Cancelación = Visitas Canceladas / Visitas Totales; Días entre Visitas = días entre una fecha de visita y la visita previa del mismo cliente; después se calculan promedio y mediana sobre todos los intervalos |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Promedio y mediana de mascotas por cliente | Muestra la profundidad del hogar y el potencial de venta cruzada | Clientes en rango; mascotas activas ligadas a cada cliente | Mascotas por Cliente = Mascotas Activas Ligadas al Cliente; Promedio de Mascotas por Cliente = Total de Mascotas Activas de los Clientes Incluidos / Clientes Incluidos; la mediana es el tamaño del hogar de en medio |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Resumen de ingresos: cargos brutos, descuentos, pagos, créditos por promoción, ingreso neto, ARPU, estimado no pagado | Muestra el valor económico de la base de clientes y cuánto de lo facturado sí se convirtió en cobro | Cargos; descuentos; pagos; reembolsos; promociones; cliente ligado | Cargos Brutos = sumar(todos los renglones de cargo); Descuentos = sumar(valor de descuento); Pagos = sumar(pagos) - sumar(reembolsos); Créditos por Promoción = sumar(pagos ligados a promociones); Ingreso Neto = Cargos Brutos - Créditos por Promoción; ARPU = Ingreso Neto / Clientes que Generaron Ingreso; Estimado No Pagado = sumar(máx(Cargos de la Visita - Pagos de la Visita, 0)) |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Ingreso por tipo de servicio y por tipo de producto | Muestra qué clases de atención y qué demanda de producto están generando valor | Cargos; categoría de servicio o inventario ligada | Ingreso de la Categoría X = sumar(ingreso de renglones de cargo donde Categoría = X) |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Listas de clientes: activos, nuevos, recurrentes | Convierte el resumen en listas accionables para seguimiento y relación | Perfiles de cliente; conteo de mascotas; conteo de visitas; ingreso; última visita | La pertenencia a la lista sigue las ecuaciones de segmentación anteriores; después cada renglón muestra Visitas, Ingreso, Mascotas y Última Visita por cliente |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Candidatos de lealtad | Encuentra a los clientes que más conviene cuidar con seguimiento, beneficios o recordatorios | Visitas del cliente; última visita; ingreso; cantidad de mascotas | Puntaje de Lealtad = (Puntaje de Recencia + Puntaje de Visitas + Puntaje de Ingreso) / 3, donde recencia premia visitas recientes, visitas premia frecuencia e ingreso premia mayor gasto |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tabla y flujo del recorrido de la cita | Muestra cómo se mueve el cliente de recepción a clínico y luego a cobro, y dónde aparece fricción | Citas; asignado; cajero; marcas de tiempo de espera y atención; tipo de cita | Ruta del Recorrido = Recepción -> Clínico Asignado -> Destino de Cobro; Minutos de Espera = Inicio de Atención - Inicio de Espera; Minutos de Atención = Fin de Atención - Inicio de Atención |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Citas no pagadas por cliente | Muestra quién todavía debe dinero y de qué tamaño es el saldo | Citas marcadas como no pagadas; cargos; pagos; reembolsos | Brecha de Saldo de la Cita = Cargos de la Cita - Pagos Netos de la Cita; Saldo No Pagado del Cliente = sumar(Brecha de Saldo de la Cita en las citas no pagadas de ese cliente) |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Discrepancias entre cargos y pagos | Encuentra citas que no están marcadas como no pagadas pero donde cobranza y facturación no empatan | Citas en rango; cargos; pagos; reembolsos | Discrepancia = Cargos de la Cita - Pagos Netos de la Cita; solo se muestran visitas no marcadas como no pagadas con una diferencia absoluta distinta de cero |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Comunicaciones: WhatsApp entrante/saliente, email saliente, cobertura de templates, costo estimado, clientes inalcanzables | Muestra la carga de mensajería, su costo, la disciplina de uso de templates y el riesgo de no poder contactar clientes | Estadísticas diarias de mensajes por cuenta; hilos de comunicación; bandera de cliente inalcanzable | WhatsApp Entrante = contar(hilos entrantes de WhatsApp); WhatsApp Saliente = total de mensajes de WhatsApp enviados; Email Saliente = total de correos enviados; Costo Estimado = (WhatsApp Entrante x Costo Unitario de WhatsApp) + (WhatsApp Saliente x Costo Unitario de WhatsApp) + (Email Saliente x Costo Unitario de Email); Cobertura de Templates = Mensajes Salientes con Template / Total de Mensajes Salientes; Clientes Inalcanzables = contar(clientes marcados como inalcanzables) |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
Analítica de Usuarios
La analítica de usuarios muestra si la gente de la clínica está siendo utilizada de forma efectiva y si la carga de trabajo está balanceada.
Página: /user/analytics
| Superficie KPI | Qué significa para la clínica | Datos requeridos | Ecuación (variables de negocio) | Dificultad | Mejor método |
|---|---|---|---|---|---|
| Citas asignadas, horas trabajadas, tiempo atendiendo citas, utilización del trabajo | Muestra si cada colaborador está ocupado, subutilizado o saturado | Registros de usuario; citas asignadas; checadas; marcas de tiempo de atención | Citas Asignadas = contar(visitas asignadas al colaborador); Horas Trabajadas = sumar(hora de salida - hora de entrada); Tiempo Atendiendo Citas = tiempo total sin traslapes dedicado a las visitas de ese colaborador; Utilización del Trabajo = Tiempo Atendiendo Citas / Horas Trabajadas |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Gráficas comparativas de empleados | Hace visible el desbalance de carga entre el equipo | Los mismos datos del renglón anterior | Las gráficas comparan Citas Asignadas, Horas Trabajadas, Tiempo Atendiendo Citas y Utilización del Trabajo lado a lado para cada colaborador |
Papel [#####] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
Analítica de Logros
La analítica de logros mezcla reconocimiento con desempeño operativo diario.
Página: /achievement/analytics
| Superficie KPI | Qué significa para la clínica | Datos requeridos | Ecuación (variables de negocio) | Dificultad | Mejor método |
|---|---|---|---|---|---|
| Bitácora de logros otorgados | Muestra quién está recibiendo reconocimiento y con qué frecuencia | Definiciones de logros; bitácora de logros; colaborador y fecha | Logros Otorgados = contar(renglones de bitácora de logros en el periodo) |
Papel [###--] Excel [##---] Ubik [#----] |
Ubik |
| Gráfica combinada de desempeño del empleado | Mezcla productividad, utilización, mezcla de casos, completitud de notas y signos vitales, mezcla por tipo de cita y logros | Estadísticas diarias por empleado: citas terminadas, utilización, horas de atención, mezcla taxonómica, completitud de notas, completitud de signos vitales, conteo de citas por tipo, duración promedio de atención por tipo, logros ganados | Las ecuaciones principales incluyen Citas Terminadas = contar(visitas atendidas asignadas ese día); Porcentaje de Utilización = Minutos Totales de Atención / Minutos Estándar de la Jornada; Completitud de Signos Vitales = contar(citas con todos los signos vitales requeridos); Completitud de Notas = contar(citas con todas las secciones clave de nota); Duración Promedio de Atención del Tipo X = Minutos Totales de Atención del Tipo X / Visitas del Tipo X |
Papel [#####] Excel [#####] Ubik [#----] |
Ubik |
Notas adicionales sobre las fórmulas de estadísticas de empleado usadas aquí:
- Citas terminadas: conteo de citas atendidas asignadas al empleado ese día.
- Minutos totales de atención: tiempo de atención consolidado entre las citas del empleado para no contar dos veces los traslapes.
- Porcentaje de utilización: minutos totales de atención divididos entre una jornada de 8 horas dentro del proceso diario de estadísticas.
- Completitud de signos vitales: conteo de citas con todos los signos vitales requeridos capturados.
- Completitud de notas: conteo de citas con las secciones clave de nota capturadas.
Analítica de Inventario
La analítica de inventario es donde el control operativo del stock se convierte en control financiero. Responde si la clínica está segura en inventario, dónde vienen las escaseces, qué se mueve, qué caduca y qué decisiones de compra están justificadas.
Página: /inventory/analytics
Pestaña de Planeación
| Superficie KPI | Qué significa para la clínica | Datos requeridos | Ecuación (variables de negocio) | Dificultad | Mejor método |
|---|---|---|---|---|---|
| Resumen de planeación: total de artículos, debajo de reorden, baja cobertura, escasez próxima, líneas sugeridas, valor en mano, valor estimado de reorden | Muestra si el inventario está seguro, frágil o ya exige acción | Estadísticas de planeación; stock actual; punto de reorden; días de cobertura; líneas sugeridas; costo unitario | Artículos Debajo de Reorden = contar(artículos donde Stock Actual + Cantidad en Camino < Punto de Reorden); Artículos con Baja Cobertura = contar(artículos donde Días de Cobertura < Umbral de Baja Cobertura); Artículos con Escasez Próxima = contar(artículos con escasez proyectada dentro del horizonte); Valor en Mano = sumar(Stock Actual x Costo de Negocio por Unidad); Valor Estimado de Reorden = sumar(Cantidad Recomendada x Costo de Negocio por Unidad) |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Gráfica de distribución de riesgo | Muestra qué tanto del catálogo está sano vs en riesgo | Renglones de planeación con etiqueta de estado | Artículos en Estado X = contar(renglones de planeación donde Estado = X) |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Gráfica de mayores brechas de reorden | Muestra los productos con el faltante de stock más grande | Stock actual; cantidad en camino; punto de reorden | Brecha de Reorden = máx(Punto de Reorden - (Stock Actual + Cantidad en Camino), 0) |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tabla de presión por proveedor | Muestra qué proveedores están ligados al mayor riesgo de inventario y demanda de resurtido | Renglones de inventario en riesgo; sugerencias de compra; ligas a proveedor | Artículos en Riesgo del Proveedor = contar(artículos del proveedor donde Estado es riesgoso); Líneas Sugeridas del Proveedor = contar(líneas de sugerencia abiertas del proveedor); Valor Estimado del Pedido del Proveedor = sumar(Cantidad Recomendada x Costo de Negocio por Unidad en las líneas sugeridas del proveedor) |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Sugerencias de compra | Convierte la planeación en una lista de compra con motivo, cantidad, valor y fecha estimada de escasez | Sugerencias de compra; líneas sugeridas; costo unitario de inventario | Valor Recomendado de la Línea = Cantidad Recomendada x Costo de Negocio por Unidad |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Inventario con cantidades negativas | Encuentra fallas obvias en los datos de stock antes de que causen malas decisiones | Cantidad de inventario y saldos por paquete | Inventario Negativo = contar(artículos donde Cantidad en Mano < 0) |
Papel [##---] Excel [#----] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tabla general de planeación | Le da al operador el contexto completo de planeación por producto | Stock actual; proveedor; estrategia; días de cobertura; demanda diaria promedio; punto de reorden; brecha; fecha de escasez; costo | Las ecuaciones base del renglón son Días de Cobertura = Stock Actual / Demanda Diaria Promedio; Brecha de Reorden = máx(Punto de Reorden - (Stock Actual + Cantidad en Camino), 0); Valor en Mano = Stock Actual x Costo de Negocio por Unidad |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
Pestaña en el Tiempo
| Superficie KPI | Qué significa para la clínica | Datos requeridos | Ecuación (variables de negocio) | Dificultad | Mejor método |
|---|---|---|---|---|---|
| Resumen de dispensación: eventos, artículos distintos, cantidad, paquetes, valor negocio, valor cliente | Muestra cuánto inventario realmente se está moviendo y cuál es su huella de costo y valor | Dispensas de inventario; cantidad; paquetes; costo del artículo; precio del artículo | Eventos de Dispensación = contar(renglones de dispensación); Artículos Distintos = contar(productos únicos dispensados); Cantidad Dispensada = sumar(cantidad dispensada); Paquetes Dispensados = sumar(paquetes dispensados); Valor Negocio = sumar(cantidad dispensada x costo de negocio por unidad); Valor Cliente = sumar(cantidad dispensada x precio al cliente por unidad) |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tabla de dispensación | Permite auditar quién dispensó qué, a quién y con qué valor | Dispensas de inventario; quien dispensa; cliente; mascota; cantidad; valores | Las ecuaciones del renglón incluyen Valor Negocio = Cantidad Dispensada x Costo de Negocio por Unidad y Valor Cliente = Cantidad Dispensada x Precio al Cliente por Unidad |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Sankey jerárquico de dispensación | Muestra el flujo desde producto hacia quien dispensa y luego al destinatario | Eventos de dispensación; artículo; quien dispensa; cliente, mascota o fecha | Valor del Flujo = sumar(Cantidad Dispensada a lo largo de la ruta Producto -> Staff -> Destinatario) |
Papel [#####] Excel [#####] Ubik [#----] |
Ubik |
| Cantidad por día y stock en mano por día | Muestra la velocidad de uso frente a la trayectoria del stock restante | Dispensas en el tiempo; bitácoras de inventario en el tiempo | Cantidad Diaria Dispensada = sumar(cantidad dispensada en el bloque diario); Stock al Final del Día = último saldo de stock registrado hasta ese día |
Papel [#####] Excel [#####] Ubik [#----] |
Ubik |
Pestaña de Costo de Compra
| Superficie KPI | Qué significa para la clínica | Datos requeridos | Ecuación (variables de negocio) | Dificultad | Mejor método |
|---|---|---|---|---|---|
| Tendencia de costo de compra del inventario | Muestra cómo se están moviendo los precios de compra para productos seleccionados | Gastos de costo de venta ligados a inventario; cantidad comprada; impuestos; proveedor | Monto Total del Gasto = Subtotal del Gasto + Impuesto Pagado; Unidades de Inventario Convertidas Agregadas = Cantidad Comprada x Multiplicador de Unidad de Compra a Unidad de Inventario; Precio Unitario = Monto Total del Gasto / Unidades de Inventario Convertidas Agregadas |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tabla de costo de compra del inventario | Compara proveedores, cantidades agregadas, gasto total y precio promedio por unidad | Lo mismo de arriba, más la conversión de unidad de compra | Gasto Total por Producto = sumar(Monto Total del Gasto); Unidades Totales Agregadas por Producto = sumar(Unidades de Inventario Convertidas Agregadas); Precio Unitario Promedio = Gasto Total por Producto / Unidades Totales Agregadas por Producto |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Recomendaciones de análisis de costo | Sugiere qué productos vale más la pena revisar porque tienen actividad repetida de gasto reciente | Gastos recientes de costo de venta ligados a inventario | Se ordena por Conteo de Renglones de Gasto, luego Monto Total del Gasto y luego Fecha Más Reciente de Gasto |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
Pestaña de Lotes y Caducidades
| Superficie KPI | Qué significa para la clínica | Datos requeridos | Ecuación (variables de negocio) | Dificultad | Mejor método |
|---|---|---|---|---|---|
| Resumen de lotes: artículos rastreados, lotes abiertos, lotes caducados, por caducar en 7 días, por caducar en 30 días, valor estimado por caducar | Muestra el riesgo de caducidad antes de que pegue al margen o al cuidado del paciente | Lotes de inventario; cantidad por lote; fecha de caducidad; costo de negocio del artículo | Lotes Caducados = contar(lotes donde Días para Caducar < 0); Por Caducar en 7 Días = contar(lotes donde Días para Caducar <= 7); Por Caducar en 30 Días = contar(lotes donde Días para Caducar <= 30); Valor Estimado por Caducar = sumar(Cantidad del Lote x Costo de Negocio por Unidad para lotes caducados y cercanos a caducar) |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Riesgo de caducidad por bucket | Muestra si la exposición por caducidad es inmediata o todavía manejable | Buckets de estatus del lote | Lotes en el Bucket X = contar(lotes abiertos donde Bucket de Estatus = X) |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Artículos con mayor valor por caducar | Muestra dónde es más probable que la clínica pierda dinero primero | Lotes con riesgo de caducidad; costo de negocio del artículo | Valor por Caducar del Producto = sumar(Cantidad del Lote x Costo de Negocio por Unidad en lotes riesgosos de ese producto) |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tabla de lotes de inventario | Le da al operador el detalle por lote necesario para actuar | Producto, proveedor, número de lote, fecha de caducidad, cantidad, valor de costo, estatus del lote | Valor de Negocio del Lote = Cantidad del Lote x Costo de Negocio por Unidad; Días para Caducar = Fecha de Caducidad - Hoy |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Problemas de calidad de datos | Encuentra registros de stock que todavía no deberían darse por confiables | Cantidad de inventario; cantidad por lote; lotes no rastreados; fechas de caducidad faltantes | Descuadre de Cantidad = Cantidad Total de Lotes - Cantidad Actual en Mano; aparecen banderas cuando hay descuadre, faltan lotes, hay cantidad no rastreada o falta cantidad con caducidad |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
Analítica Contable
La analítica contable muestra si la clínica está cobrando, gastando, moviendo efectivo con inteligencia y protegiendo margen.
Página: /accounting/analytics
Resumen e Ingresos/Gastos
| Superficie KPI | Qué significa para la clínica | Datos requeridos | Ecuación (variables de negocio) | Dificultad | Mejor método |
|---|---|---|---|---|---|
| Pagos pendientes a proveedores | Muestra cuánto efectivo todavía se debe a proveedores | Gastos; saldo pendiente al proveedor; pagos a proveedor | Saldo Pendiente a Proveedores = sumar(Monto Restante Adeudado al Proveedor en los renglones de gasto pendientes) |
Papel [###--] Excel [##---] Ubik [#----] |
Ubik |
| Gráfica de ingresos en el tiempo y totales de pago por método | Muestra el ritmo de cobranza y la mezcla por método de pago | Pagos; reembolsos; método de pago; fecha | Pagos Netos = Pagos Totales - Reembolsos Totales; Pagos Netos por Método X = Pagos por Método X - Reembolsos por Método X |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Gráfica por tipo de gasto | Muestra hacia dónde se va el dinero por tipo de gasto y uso CFDI | Gastos; subtotal; descuento; impuesto pagado; tipo de gasto; uso CFDI | Monto del Gasto = Subtotal del Gasto - Descuento + Impuesto Pagado; Total por Tipo de Gasto = sumar(Monto del Gasto donde Tipo de Gasto = X) |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tabla de pagos y tabla de gastos | Da trazabilidad a nivel renglón detrás del resumen | Pagos; gastos; cliente; cajero; proveedor; tipo | Es el libro detalle por renglón; las ecuaciones base son las mismas de pagos y gastos de arriba | Papel [###--] Excel [##---] Ubik [#----] |
Ubik |
Flujo de Efectivo
| Superficie KPI | Qué significa para la clínica | Datos requeridos | Ecuación (variables de negocio) | Dificultad | Mejor método |
|---|---|---|---|---|---|
| Resumen de flujo de efectivo: entradas, salidas, neto, promedio diario neto, mayor entrada, mayor salida | Muestra si la clínica está generando o consumiendo efectivo en el periodo seleccionado | Pagos; reembolsos; gastos; eventos de pago a proveedor | Entradas de Efectivo = sumar(todos los eventos de entrada); Salidas de Efectivo = sumar(todos los eventos de salida); Flujo Neto de Efectivo = Entradas de Efectivo - Salidas de Efectivo; Promedio Diario Neto = Flujo Neto de Efectivo / Número de Días del Rango; Mayor Entrada = máx(evento individual de entrada); Mayor Salida = máx(evento individual de salida) |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Gráfica de flujo de efectivo en el tiempo | Muestra cuándo hubo presión de caja o generación de efectivo | Lo mismo de arriba con fechas | Flujo Neto del Bloque de Tiempo = Entradas de Efectivo del Bloque - Salidas de Efectivo del Bloque |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Salida de efectivo por proveedor y por tipo | Muestra hacia dónde está saliendo el dinero del negocio | Gastos; eventos de pago a proveedor; tipo de gasto | Salida de Efectivo del Proveedor X = sumar(eventos de salida donde Proveedor = X); Salida de Efectivo del Tipo de Gasto X = sumar(eventos de salida donde Tipo de Gasto = X) |
Papel [####-] Excel [###--] Ubik [#----] |
Ubik |
| Entrada de efectivo por método | Muestra cómo están pagando los clientes | Pagos por método, netos de reembolsos | Entrada de Efectivo por Método X = Pagos por Método X - Reembolsos por Método X |
Papel [###--] Excel [##---] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tabla de eventos de flujo de efectivo | Da una bitácora auditable de eventos detrás de los totales | Eventos de entrada y salida con fecha, monto, método y nota | Esta tabla es la bitácora a nivel evento que se usa para construir los totales de flujo de efectivo de arriba | Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
Rentabilidad
| Superficie KPI | Qué significa para la clínica | Datos requeridos | Ecuación (variables de negocio) | Dificultad | Mejor método |
|---|---|---|---|---|---|
| Resumen de rentabilidad: ingresos, COGS, utilidad bruta, margen bruto, gastos operativos, utilidad neta | Muestra si la clínica realmente está ganando dinero después del costo del producto y del gasto operativo | Entradas de efectivo; gastos de costo de venta; gastos operativos | Ingresos = sumar(entradas de efectivo); COGS = sumar(salidas de costo de venta); Utilidad Bruta = Ingresos - COGS; Margen Bruto = Utilidad Bruta / Ingresos; Gastos Operativos = sumar(salidas operativas que no son COGS); Utilidad Neta = Utilidad Bruta - Gastos Operativos |
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Ubik |
| Cascada y tendencia de rentabilidad | Explica dónde se pierde margen y cuándo cambió la utilidad en el tiempo | Lo mismo de arriba con bloques de tiempo | Utilidad Neta del Bloque = Ingresos del Bloque - COGS del Bloque - Gastos Operativos del Bloque |
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Ubik |
| Gastos operativos por tipo y COGS por proveedor | Muestra qué clases de overhead y qué proveedores pesan más sobre el margen | Gastos por tipo; pagos a proveedor ligados a COGS | Gastos Operativos del Tipo X = sumar(salidas operativas donde Tipo = X); COGS del Proveedor X = sumar(salidas de costo de venta donde Proveedor = X) |
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Ubik |
Promociones
| Superficie KPI | Qué significa para la clínica | Datos requeridos | Ecuación (variables de negocio) | Dificultad | Mejor método |
|---|---|---|---|---|---|
| Resumen de promociones: promociones usadas, pérdida total, pérdida promedio, promociones únicas, tipo de promoción principal, pérdida del tipo principal | Muestra qué tan caro realmente sale el descuento | Renglones de gasto ligados a promoción; pago ligado; tipo o nombre de promoción | Eventos de Promoción = contar(renglones de pérdida ligados a promoción); Pérdida Total por Promoción = sumar(monto de pérdida ligado a promoción); Pérdida Promedio por Promoción = Pérdida Total por Promoción / Eventos de Promoción; Promociones Únicas = contar(IDs únicos de promoción usados); Pérdida del Tipo Principal = máx(sumar(monto de pérdida por tipo de promoción)) |
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Ubik |
| Pérdida por promoción por nombre | Muestra qué promociones nominales están costando más | Lo mismo de arriba | Pérdida de la Promoción X = sumar(monto de pérdida donde Nombre de Promoción = X) |
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Ubik |
| Tabla de eventos de promoción | Permite auditar cada evento de descuento por cliente, cajero, método de pago y nota | Renglones de gasto de promoción; cliente y cajero ligados | Esta tabla es la bitácora a nivel evento que se usa para construir los totales de pérdida por promoción de arriba | Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
Desempeño
| Superficie KPI | Qué significa para la clínica | Datos requeridos | Ecuación (variables de negocio) | Dificultad | Mejor método |
|---|---|---|---|---|---|
| Tabla de desempeño de productos | Muestra qué productos mueven volumen, generan ingreso y conservan o pierden margen | Cargos de inventario; cantidades; ingreso después de descuento; costo de negocio | Unidades Vendidas = sumar(cantidad vendida); Ingreso = sumar(valor neto de venta después de descuento); Costo = sumar(cantidad vendida x costo de negocio por unidad); Porcentaje de Margen = (Ingreso - Costo) / Ingreso |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tabla de desempeño de servicios | Muestra qué servicios cargan más ingreso, costo, utilidad y tendencia | Servicios prestados; cantidad; precio de venta del servicio; costo de negocio del servicio | Unidades Vendidas = sumar(cantidad de servicio prestada); Ingreso = sumar(precio de venta del servicio x cantidad); Costo = sumar(costo de negocio del servicio x cantidad); Utilidad = Ingreso - Costo; Porcentaje de Margen = Utilidad / Ingreso |
Papel [#####] Excel [####-] Ubik [#----] |
Ubik |
| Tabla resumen de ventas | Da un ranking mixto de servicios y productos por volumen y precio | Cargos ligados a servicios o inventario | Conteo de Cargos = contar(renglones de cargo del artículo); Precio Promedio = Precio Total / Conteo de Cargos; Monto Total Facturado = sumar(valores de precio de los cargos) |
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Ubik |
Recomendaciones Cortas por Tipo de Métrica
Usa papel solo para:
- conteos diarios rápidos
- conteos pequeños y puntuales por estatus
- clínicas muy pequeñas revisando un solo día de visitas
Usa Excel para:
- listas cortas exportadas
- cortes mensuales simples
- rankear clientes, productos o proveedores después de exportar
Usa Übik para:
- cualquier cosa que mezcle citas, cargos, pagos, reembolsos, gastos, inventario o checadas de staff
- cualquier cosa basada en tiempo
- cualquier cosa que necesites confiar una y otra vez
- cualquier cosa donde importe que esté en vivo o casi en vivo
Conclusión
Las métricas más fáciles de reproducir fuera de Übik son los conteos simples:
- conteos por estatus
- conteos de nuevos vs recurrentes
- conteos de bajo stock y sin stock
- totales básicos por método de pago
Las métricas menos prácticas de reproducir fuera de Übik son las que cruzan varios registros:
- pronóstico de cierre inteligente
- rentabilidad y pérdida por promociones
- saldos morosos y discrepancias
- planeación de inventario y analítica de riesgo por lotes
- puntaje de lealtad
- mezclas de desempeño de empleados
Si la clínica quiere una sola regla práctica:
- usa papel para conteos rápidos del mismo día
- usa Excel para rankings exportados y listas de seguimiento
- usa Übik para toda métrica que afecte staff, caja, precios, stock o cobranza
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