Preparar el inventario es uno de los primeros pasos al cambiar tu clínica a Übik. Una lista clara ayuda al equipo a encontrar el artículo correcto, cobrar el importe adecuado y empezar con cantidades que todos entiendan.
Comienza con la información que ya tienes. Puedes preparar primero lo esencial y después agregar datos que faciliten las compras, la dispensación y los reportes.
Descarga tu plantilla de inventario
Elige una de estas plantillas CSV en blanco. Ambas se pueden abrir en Excel, Google Sheets y otros programas de hojas de cálculo.
- Descargar plantilla simple de inventario (.csv) — Para comenzar con nombres, grupos, tipos, unidades, cantidades, contenido por paquete, precios y notas.
- Descargar plantilla avanzada de inventario (.csv) — Incluye todo lo de la versión simple, más proveedores, códigos de barras, lotes, instrucciones, datos de compra, opciones de precio e información fiscal.
Estas son hojas de preparación para la importación de tu clínica. Envía la hoja completa al equipo que lleva tu implementación para que prepare el archivo de carga, vincule grupos y proveedores, y revise contigo las existencias iniciales. Algunas opciones avanzadas se completan por separado durante la configuración.
Usa una fila por producto o presentación distinta. Las diferentes concentraciones, tamaños o presentaciones necesitan filas separadas. Las existencias por lote van en otro archivo, como explicamos más adelante. Si tienes varias sucursales, prepara una lista de existencias por sucursal.
La información esencial
Estos datos definen qué es cada artículo y cómo debe contarlo Übik. Resuélvelos antes de la importación final.
| Campo | Qué debes proporcionar |
|---|---|
| Nombre del artículo | El nombre completo del producto. Incluye marca, concentración, tamaño o presentación cuando hagan falta para distinguirlo de otros artículos. |
| Tipo de artículo | Medicamento, Mercancía, Diagnóstico, Solución, Diluyente, Accesorio, Insumos o Equipo médico. |
| Unidad | Cómo cuentas o utilizas el producto: piezas, µL, mL, L, mg, g, kg o paquetes completos. |
| Cantidad actual | La existencia inicial en esa unidad, con base en un conteo físico o un registro revisado. |
| Cantidad por paquete | Cuántas de esas unidades contiene un paquete. Para un artículo que se cuenta y vende completo de forma individual, normalmente es 1. |
Si desconoces la cantidad inicial, deja la celda vacía en la hoja de preparación y explícalo en Notas. Usa 0 cuando hayas confirmado que no hay existencias. Una cantidad desconocida necesita un conteo o un saldo inicial acordado antes de cargar el stock.
Usa la misma unidad para cantidades, paquetes y precios
Supongamos que dispensas tabletas individuales y cada caja contiene 10 tabletas. Si tienes 3 cajas, la cantidad inicial es 30, la unidad es piezas y la cantidad por paquete es 10. El precio de venta y el costo de compra deben ser por tableta.
Si dispensas un líquido por mL de un frasco de 50 mL, usa mL, captura el total de mL disponibles y usa 50 como cantidad por paquete. Los precios y costos también deben ser por mL. Si vendes el frasco completo como un artículo, cuenta frascos completos y describe claramente esa presentación.
Capturar el precio de una caja como precio por tableta, o el número de frascos como si fueran mL, puede cambiar tanto los cobros como los descuentos de inventario. Define la unidad antes de llenar los precios.
Datos que conviene definir desde el inicio
Estos campos ayudan a que el inventario se pueda usar desde el primer día. Puedes preparar el catálogo aunque falten algunos, pero confirma los precios y los impuestos aplicables antes de vender los artículos.
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Grupo de inventario | Vincula productos relacionados o alternativas bajo una selección común. Más abajo encontrarás ejemplos. |
| Precio de venta por unidad | Define cuánto cobras por una unidad de inventario. |
| Costo de compra por unidad | Registra cuánto le cuesta a la clínica una unidad de inventario. Convierte el costo de caja o frasco a la unidad elegida. |
| Precio de venta incluye impuestos | Aclara si el precio proporcionado es el precio final con impuestos o el importe antes de impuestos. Usa Sí/No. |
| Código de barras | Ayuda a identificar el producto exacto al escanearlo o relacionarlo. Consérvalo como texto para no perder ceros al inicio. |
| Proveedores | Identifica a todos los proveedores que pueden surtir el artículo y ayuda a preparar la información de compras. |
| Tasa de impuesto | Permite conservar la configuración fiscal confirmada del artículo. Déjala vacía para revisión si no la conoces. |
| Seguimiento de lotes / Medicamento controlado | Identifica los productos que necesitan datos de lote o configuración de medicamento controlado. Confirma estas opciones con la persona responsable del inventario. |
La hoja simple incluye los principales campos de precio. Usa Notas para indicar la moneda y cualquier aclaración. La hoja avanzada tiene columnas específicas para moneda, tasa de impuesto y si el costo de compra incluye impuestos. Proporciona los datos fiscales confirmados que ya tengas.
¿Qué es un grupo de inventario?
Un grupo reúne productos relacionados. Según la configuración de búsqueda de tu clínica, el equipo puede elegir el grupo y después seleccionar el artículo específico disponible.
Por ejemplo, un grupo llamado Vacuna antirrábica puede incluir distintas marcas o presentaciones. Cada producto conserva su propia fila de inventario, precio y existencias. El grupo no junta su stock en un solo producto.
| Artículo de inventario | Grupo sugerido |
|---|---|
| Vacuna antirrábica Marca A — 1 dosis | Vacuna antirrábica |
| Vacuna antirrábica Marca B — 1 dosis | Vacuna antirrábica |
| Jeringa — 3 mL | Jeringas |
Los grupos son una recomendación de organización y configuración del flujo de trabajo, no un campo obligatorio del artículo. Escribe el nombre deseado en la columna Grupo de inventario para revisarlo, crearlo si hace falta y vincularlo durante la implementación. Usa el mismo nombre en todos los artículos que deban compartir grupo.
Un producto puede tener varios proveedores
En la celda Proveedores, escribe todos los que correspondan, separados por punto y coma. Por ejemplo: Proveedor A; Proveedor B. Conserva una sola fila para el producto aunque varios proveedores lo vendan.
Si ya tienes una lista de proveedores por separado, envíala junto con el inventario para relacionar los nombres de forma consistente.
Opciones adicionales de la plantilla avanzada
Llena estas columnas cuando ya sepas cómo quiere trabajar tu clínica. Deja vacías las opciones pendientes de decidir para revisarlas durante la configuración.
| Opción | Qué debes definir |
|---|---|
| Cantidad de uso predeterminada | La cantidad inicial que aparece cuando el equipo agrega el producto a una consulta o venta. El personal puede revisarla según el uso real. |
| Descuentos permitidos / Precio de venta editable | Si el artículo debe permitir descuentos o cambios al precio de venta. Usa Sí/No. |
| Calcular paquetes automáticamente | Si Übik debe calcular los paquetes a partir de la cantidad y el contenido por paquete. |
| Instrucciones / Preguntar datos para instrucciones | Las instrucciones para el cliente que quieres asociar al producto y si el equipo debe completar datos variables. Usa el texto aprobado por tu clínica. |
| Precios por rango | Describe los precios que cambian según cantidad o peso, con sus rangos e importes, para revisarlos durante la configuración. |
| Unidad de compra / Unidades de inventario por unidad de compra | Cómo compras el artículo y cómo se convierte esa compra en inventario. Por ejemplo, una caja con 10 unidades que se cuentan individualmente. |
| Stock mínimo | La cantidad mínima de inventario que quieres utilizar para la planeación. |
| Clave de producto SAT / Clave de unidad SAT / Objeto de impuesto SAT | Para clínicas que usan CFDI en México, proporciona las claves confirmadas por tu clínica. Se revisan junto con las demás opciones fiscales. |
En las opciones de Sí/No, una celda vacía significa pendiente de decidir. No debe interpretarse como una instrucción para activar o desactivar la opción.
Si manejas lotes o fechas de caducidad
Envía una hoja por separado con una fila por lote. La lista principal identifica el producto una sola vez; la hoja de lotes explica cómo se distribuyen sus existencias.
Usa estas columnas:
| Nombre del artículo | Código de barras | Cantidad | Número de lote | Fecha de caducidad |
|---|---|---|---|---|
| Vacuna antirrábica Marca A — 1 dosis | 10 | LOTE-A | 2027-09-30 | |
| Vacuna antirrábica Marca A — 1 dosis | 15 | LOTE-B | 2028-01-31 |
Estas filas son ejemplos. Usa los nombres y lotes reales de tus productos. El nombre debe coincidir exactamente con la lista principal. Agrega el código de barras cuando lo tengas y usa fechas con formato AAAA-MM-DD. Si la fuente solo indica mes y año, conserva ese dato en una nota para revisión.
El ejemplo representa 25 unidades en total, repartidas en dos lotes. Puedes mostrar ese total en la hoja de preparación para compararlo, pero las existencias iniciales solo deben aplicarse una vez. Para la carga final, se crea el artículo con seguimiento de lotes y cantidad inicial en cero; después se agregan las cantidades por lote desde Inventario > Administrar > Ajustar, en modo Agregar. El equipo que realiza la importación debe conciliar los totales por lote antes de aplicarlos.
Señala los productos caducados o los números de lote poco claros para revisarlos antes de cargar el saldo inicial.
Antes de enviar el archivo
- Conserva los encabezados y agrega los productos debajo. Las plantillas están en blanco y no contienen productos de ejemplo que debas borrar.
- Usa una fila por producto o presentación distinta. Revisa duplicados y conserva nombres reconocibles respecto a tu información original.
- Asegúrate de que cantidades, contenido por paquete, precios y costos correspondan a la misma unidad de inventario.
- Captura los importes como números. Usa
125.50, sin símbolos de moneda ni palabras dentro de la cantidad. - Conserva los códigos de barras como texto. En Excel, usa la opción de importar texto/CSV y configura esa columna como texto.
- Deja vacíos los datos desconocidos y explícalos en Notas. Confirma los ceros antes de tratarlos como existencias o precios reales.
- Guarda como CSV UTF-8. Si el programa pregunta por el delimitador, elige coma. Conserva una copia de tu exportación original.
- Envía juntos el inventario principal y, cuando correspondan, los archivos de lotes y proveedores. Acuerda la fecha del conteo y cómo se considerarán los movimientos entre el conteo y el inicio de operaciones.
Una lista revisada le da a tu clínica un punto de partida más claro. Primero define los productos, las unidades, el contenido por paquete y las existencias iniciales. Los datos adicionales ayudan a que tu equipo empiece a usar Übik con menos correcciones posteriores.