Configura Empleados para Nómina en Übik: Por Hora, Diario, Salario Fijo, Excepciones y Bonos
La nómina funciona mejor cuando la configuración del empleado está clara antes de iniciar el periodo.
En Übik, nómina es una revisión operativa de nómina bruta. Ayuda a admins a reunir salario, comisiones, bonos, excepciones de asistencia, deducciones y totales finales en una línea de nómina guardada antes de crear gastos de empleado. Impuestos, IMSS, INFONAVIT, FONACOT, timbrado CFDI de nómina y dispersión bancaria siguen fuera de Übik.
Esta guía explica cómo configurar un empleado para nómina, qué significa cada campo, cómo se calculan los montos derivados y qué debe esperar un admin durante la revisión de nómina.
Dónde Configurar Nómina
Abre User Search, edita el empleado y revisa los campos de compensación en User Edit.
Los campos principales son:
| Campo | Qué significa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Pay interval | Cómo Übik interpreta Pay Rate para este empleado | Hourly, Daily o Fixed salary |
| Pay Rate | El monto usado por el intervalo seleccionado | 150 por hora, 800 por día o 10000 para la corrida seleccionada |
| Salary basis | Periodo de referencia del acuerdo de salario fijo | Mensual, semanal, cada 14 días, cuatro semanas o Custom |
| Payment schedule | Frecuencia de referencia para pagar ese salario | Semanal, catorcenal, quincenal, cuatro semanas o Custom |
| Salary notes | Notas de admin para términos que necesitan contexto | Monto durante entrenamiento, explicación de calendario custom, nota de acuerdo manual |
| Earns commission | Si el empleado puede recibir comisión de ventas elegibles | Activado para doctor o técnico que recibe comisión |
Salary basis y Payment schedule documentan el acuerdo. No convierten montos de nómina. Para salario fijo, Pay Rate es el monto regular exacto para la corrida seleccionada.
Usa Custom cuando el acuerdo o la frecuencia de pago no coinciden con las opciones predefinidas. Custom solo describe el caso. Agrega la explicación real en Salary notes.
Qué Deriva Nómina Durante la Revisión
Cuando un admin abre Accounting > Payroll y selecciona un periodo, Übik deriva varios valores.
| Valor derivado | De dónde sale | Qué debe revisar el admin |
|---|---|---|
| Salary amount | Configuración por hora, diaria o salario fijo | ¿El pago base coincide con la configuración y los registros de tiempo? |
| Commission amount | Filas de comisión elegibles en el periodo | ¿El usuario acreditado, la base de comisión y el porcentaje override son correctos? |
| Bonus amount | Ajustes manuales de bono o resultados de ayudantes aceptados | ¿La prima dominical, bono nocturno, horas extra o bono custom son correctos? |
| Deduction amount | Deducciones capturadas por admin | ¿Las deducciones por ausencia injustificada están capturadas y confirmadas? |
| Final total | Salario + comisión + bonos - deducciones | ¿El total del empleado está listo para crear gasto? |
| Attendance exceptions | PTO y ausencias injustificadas programadas en el periodo | ¿El PTO se mantiene pagado y alguna ausencia necesita deducción? |
| Payroll line snapshot | Valores guardados cuando se contabiliza la línea | ¿La línea guardada queda como registro autoritativo después de cambios posteriores? |
La revisión de nómina separa las piezas para que admins puedan inspeccionar el total antes de crear gastos.
Empleados por Hora
Usa Hourly cuando el empleado cobra por horas completadas.
Configuración:
- Cambia Pay interval a Hourly.
- Captura la tarifa por hora en Pay Rate.
- Activa Earns commission solo si este empleado debe recibir comisión por ventas elegibles.
- Usa horarios y registros de tiempo normalmente.
Escenarios en nómina:
| Escenario | Qué debe esperar el admin |
|---|---|
| Registros de tiempo completados | El salario es horas completadas multiplicadas por Pay Rate por hora. |
| Registro de tiempo abierto | Nómina muestra estado de registro abierto y bloquea crear gasto hasta completarlo o corregirlo. |
| Sin registros completados | Nómina no crea salario por registros faltantes. La fila puede mostrar que no hay registros completados salvo que exista comisión, bono o línea guardada. |
| Horario de trabajo sin registro | El horario ayuda como contexto de revisión y cumplimiento, pero no crea salario automáticamente. |
| Horario PTO | PTO aparece como excepción pagada. No reduce salario automáticamente. |
| Horario de ausencia injustificada | La excepción aparece, pero no aplica deducción hasta que un admin capture monto y motivo. |
| Ayudante de bono aceptado | El monto aceptado se guarda como ajuste normal de bono y suma al total final. |
La nómina por hora sigue basada en registros de tiempo. Los registros faltantes deben corregirse en la revisión de tiempo, no convertirse en deducciones silenciosas.
Empleados Diarios
Usa Daily cuando el empleado cobra un monto fijo por día trabajado.
Configuración:
- Cambia Pay interval a Daily.
- Captura el monto diario en Pay Rate.
- Activa comisión solo cuando el empleado debe recibir comisión.
- Mantén correctos los registros de tiempo porque los registros completados determinan los días trabajados.
Escenarios en nómina:
| Escenario | Qué debe esperar el admin |
|---|---|
| Registros completados en un día | El salario es un día trabajado multiplicado por el monto diario. |
| Registros completados en varios días | El salario es el número de días trabajados multiplicado por el monto diario. |
| Varios registros el mismo día | El día cuenta una sola vez para salario diario. |
| Registro de tiempo abierto | Nómina bloquea crear gasto hasta completar o corregir el registro abierto. |
| Sin registros completados | Nómina no crea salario diario por registros faltantes. |
| Horario PTO | PTO aparece como contexto pagado y no reduce salario por sí mismo. |
| Horario de ausencia injustificada | El admin debe capturar una deducción antes de que la ausencia reduzca el total final. |
| Solo comisión o bono | Nómina puede mostrar estado de solo comisión o solo bono cuando no hay salario pero sí otros montos positivos. |
La nómina diaria sirve cuando la clínica paga un monto estándar por día pero todavía necesita revisar asistencia.
Empleados con Salario Fijo
Usa Fixed salary cuando el empleado debe recibir un monto regular confirmado para la corrida seleccionada.
Configuración:
- Cambia Pay interval a Fixed salary.
- Captura el monto regular de nómina en Pay Rate.
- Selecciona Salary basis para documentar cómo se acordó el salario.
- Selecciona Payment schedule para documentar cómo se paga el salario.
- Agrega Salary notes cuando el acuerdo sea custom, temporal o necesite contexto manual.
- Activa comisión solo si el empleado de salario fijo también puede recibir comisión.
Para salario fijo, Übik no convierte de mensual a quincenal, semanal a catorcenal ni otra frecuencia. El monto en Pay Rate ya debe ser el monto que el empleado debe recibir para esa corrida de nómina.
Escenarios en nómina:
| Escenario | Qué debe esperar el admin |
|---|---|
| Sin registros de tiempo | El empleado aparece en nómina con salario igual a Pay Rate. |
| Registros de tiempo completados | Los registros pueden dar contexto de asistencia, pero el salario base sigue siendo Pay Rate. |
| Base mensual con calendario quincenal | Übik documenta ambos campos, pero no divide ni convierte el monto. Pay Rate debe ser el monto quincenal de esa corrida. |
| Salary basis custom | Úsalo cuando el acuerdo de salario no sea uno de los periodos predefinidos, y explica la base en Salary notes. |
| Payment schedule custom | Úsalo cuando la frecuencia de pago no sea semanal, catorcenal, quincenal o cuatro semanas, y explica la frecuencia en Salary notes. |
| Horario PTO | PTO aparece como excepción pagada y no reduce el salario fijo. |
| Horario de ausencia injustificada | Nómina pide una deducción confirmada por admin antes de permitir crear gasto. |
| Deducción capturada | El total final resta la deducción de salario, comisión y bonos. |
Salario fijo es la opción correcta cuando el monto de nómina ya está acordado y debe aparecer aunque no haya registros de tiempo.
Excepciones de Asistencia
Übik puede mostrar excepciones del horario en la revisión de nómina:
| Tipo de horario | Tratamiento en nómina |
|---|---|
| Paid Time Off | Excepción pagada. No reduce salario. |
| Unjustified Absence | Excepción que requiere confirmación de deducción por admin. |
| Work schedule | Contexto de revisión y cumplimiento. No crea ni reduce salario automáticamente. |
Las ausencias injustificadas no son deducciones silenciosas. El admin decide el monto y motivo de la deducción antes de que afecte el total final.
Bonos y Cálculos Guiados
Nómina sigue aceptando bonos manuales libres. El nuevo flujo de ayudantes agrega cálculos guiados para:
- Prima dominical
- Bono nocturno
- Horas extra
- Bono custom
Cada ayudante muestra la fórmula antes de que el admin lo acepte. Después de aceptar, el monto se vuelve un ajuste normal de bono en la revisión de nómina. La metadata del ayudante queda guardada con la línea de nómina para revisarla después.
En esta fase, las tasas de prima dominical, bono nocturno y horas extra se capturan manualmente. Übik ayuda con el cálculo y la instantánea; no decide las tasas legales de la clínica.
Qué Pasa Cuando se Contabiliza Nómina
Cuando el admin crea gastos desde la revisión de nómina, Übik guarda una instantánea de línea de nómina.
Esa instantánea conserva:
- Monto de salario
- Monto de comisión
- Monto de bono
- Monto de deducción
- Total final
- Configuración de compensación
- Excepciones de asistencia
- IDs de horarios
- Metadata de ayudantes de bono
- Enlaces a gastos creados
Si después cambian configuraciones de empleado, registros de tiempo, comisiones, horarios o bonos, la línea guardada sigue siendo el registro autoritativo de esa corrida contabilizada.
Checklist de Revisión para Admins
Antes de crear gastos de nómina, revisa:
- ¿Cada empleado tiene el Pay interval correcto?
- ¿Pay Rate significa lo correcto para ese intervalo?
- Para salario fijo, ¿Pay Rate es el monto exacto de esta corrida?
- ¿Los registros abiertos están corregidos?
- ¿Las excepciones PTO son esperadas y pagadas?
- ¿Las deducciones por ausencia injustificada están capturadas y confirmadas?
- ¿Las comisiones están acreditadas al empleado correcto?
- ¿Las fórmulas de bono fueron revisadas antes de aceptarlas?
- ¿El total final coincide con salario + comisión + bono - deducción?
- ¿La línea de nómina está lista para guardarse y crear gasto?
Así la revisión de nómina se mantiene predecible: la configuración define el pago base, las excepciones de asistencia señalan lo que necesita atención, admins confirman ajustes manuales y la línea guardada conserva la decisión final.