Cierre de Caja en Übik: Cuenta el Cajón, Explica Diferencias y Entrega con Claridad

Cerrar caja no es solo contar efectivo.

Para una clínica, el cierre es el momento en que recepción, contabilidad y gerencia acuerdan qué pasó en el cajón: cuánto efectivo debería haber, cuánto se contó realmente, quién hizo el cierre, quién recibió el cajón, quién lo verificó y qué explicación existe si los números no cuadran.

El flujo de Cierre de Caja de Übik convierte ese proceso en un registro diario guardado, no en una calculadora, nota o hoja de cálculo.

Está diseñado para dos momentos comunes:

• Cambio de turno: una persona de recepción termina y otra toma responsabilidad del cajón.
• Cierre del día: la clínica termina la jornada y prepara el cajón, depósito o fondo de cambio para el siguiente día.

Qué Es Cierre de Caja

Cierre de Caja es una herramienta de conciliación de cajón dentro de Übik. Compara la actividad de pagos de la clínica para un día seleccionado contra el efectivo contado por el equipo.

Ayuda a responder cuatro preguntas prácticas:

1. ¿Qué actividad en efectivo registró Übik este día?
2. ¿Cuánto debería haber en el cajón después de considerar fondo inicial, retiros y cambio agregado?
3. ¿Cuánto contó físicamente el equipo?
4. Si hay diferencia, ¿cómo se explicó, corrigió o aprobó?

El cierre queda guardado, así que la clínica puede volver a un día anterior y revisar qué pasó.

Dónde Encontrarlo

Cierre de Caja está disponible en dos lugares:

• Portal de Recepción: abre el botón de dinero $. Cierre de Caja es la primera pestaña.
• Analítica de Citas: abre la página de analítica y usa el panel de Cierre de Caja sobre las tablas.

La ubicación del Portal de Recepción está pensada para el uso diario de recepción. La ubicación de analítica es útil para administradores o gerentes que revisan días anteriores.

Qué Guarda Übik

Cada cierre de caja guardado almacena la información que una clínica necesita para entender el cajón después.

Los campos de personal se seleccionan desde los usuarios de la cuenta. Übik guarda referencias a usuarios, no solo nombres escritos, para que el historial conserve responsabilidad clara.

Cómo Funcionan los Números

Übik calcula el efectivo esperado del cajón con la actividad en efectivo del día seleccionado:

Después Übik compara el efectivo esperado contra el efectivo contado.

Si el efectivo contado coincide con el efectivo esperado, el cierre está cuadrado.

Si el efectivo contado es mayor o menor, Übik muestra la diferencia de caja y pide al equipo explicar o resolver la diferencia antes de completar el cierre.

Cómo Usarlo en un Cambio de Turno

Usa cambio de turno cuando una persona deja de ser responsable del cajón y otra toma el control.

1. Abre el botón $ en el Portal de Recepción.
2. Selecciona Cierre de Caja.
3. Elige el día correcto.
4. Cambia Tipo de cierre a Cambio de turno.
5. Captura el nombre del cajón si la clínica usa más de uno.
6. Confirma la persona en Realizado por.
7. Selecciona la persona en Entregado a.
8. Captura efectivo inicial, efectivo contado, efectivo retirado y cambio agregado.
9. Revisa el efectivo esperado y la diferencia de caja.
10. Si hay diferencia, agrega una razón o nota de resolución.
11. Guarda como borrador si el cambio necesita revisión, o completa el cierre si la entrega terminó.
12. Imprime el cierre si la clínica conserva paquete físico de caja.

En cambios de turno, los campos más importantes son Realizado por, Entregado a, Efectivo contado y la explicación de cualquier diferencia. Esos campos dejan claro quién entregó responsabilidad del cajón a quién.

Cómo Usarlo al Cierre del Día

Usa cierre del día cuando la clínica ya terminó de recibir pagos.

1. Abre Cierre de Caja desde el Portal de Recepción o Analítica de Citas.
2. Selecciona el día operativo que se va a cerrar.
3. Cambia Tipo de cierre a Cierre del día.
4. Captura el nombre del cajón o estación.
5. Confirma Realizado por.
6. Cuenta el cajón y captura Efectivo contado.
7. Captura cualquier efectivo retirado para depósito o resguardo.
8. Captura cualquier efectivo agregado para preparar el fondo de cambio del día siguiente.
9. Revisa pagos en efectivo, devoluciones en efectivo, efectivo esperado y diferencia de caja.
10. Si está cuadrado, completa el cierre.
11. Si no está cuadrado, elige el estado de resolución y agrega notas antes de completar.
12. Selecciona Verificado por si un gerente o segunda persona revisó el cierre.
13. Imprime el registro si la clínica conserva documentación física.

El cierre guardado queda en el historial del día seleccionado.

Cómo Manejar Diferencias

Una diferencia de caja no siempre significa que algo está mal. Significa que el efectivo contado no coincide con el efectivo esperado.

Razones comunes:

• Un pago en efectivo se registró con método de pago incorrecto.
• Una devolución se hizo fuera del flujo normal.
• Se hizo un retiro de efectivo pero no se capturó.
• El efectivo inicial se capturó mal.
• El equipo agregó cambio pero no lo documentó.
• El conteo físico estuvo mal y luego se corrigió.
• Un gerente revisó la diferencia y la aprobó.

Usa el estado de resolución para explicar qué pasó:

Siempre agrega notas suficientes para que alguien entienda el cierre después sin tener que preguntarle a la persona que lo hizo.

Revisar Historial de Cierres

El selector de día también funciona como historial.

Elige una fecha anterior y Übik muestra los cierres guardados para ese día. Haz clic en un cierre para revisar números de caja, foto de pagos, responsables, notas de diferencia y estado.

Esto facilita responder preguntas como:

• ¿Quién cerró el cajón el lunes?
• ¿El cambio de turno de mediodía cuadró?
• ¿Por qué faltó efectivo?
• ¿La diferencia fue aprobada o sigue en investigación?
• ¿Qué actividad de pagos no en efectivo hubo ese día?

Política Recomendada para la Clínica

Cada clínica debe decidir quién puede completar y verificar cierres de caja.

Una política simple es:

• Recepción puede hacer cambios de turno.
• La persona que recibe el cajón debe quedar seleccionada en Entregado a.
• Los cierres del día deben ser verificados por gerente, propietario o responsable de confianza.
• Cualquier diferencia distinta de cero requiere una nota.
• Las diferencias no resueltas deben quedar como En investigación hasta corregirse o aprobarse.
• Los registros impresos deben coincidir con el paquete de depósito o proceso contable de la clínica.

El objetivo no es castigar diferencias pequeñas. El objetivo es hacer el manejo de efectivo visible, consistente y fácil de auditar.

Usa Esta Lista Frente al Cajón

Cuando estés listo para cerrar o entregar caja, sigue este orden:

1. Abre Portal de Recepción > $ > Cierre de Caja.
2. Elige el día correcto.
3. Selecciona Cambio de turno o Cierre del día.
4. Confirma el nombre del cajón.
5. Selecciona Realizado por.
6. Selecciona Entregado a si otra persona tomará el cajón.
7. Cuenta el cajón.
8. Captura efectivo inicial, efectivo contado, efectivo retirado y efectivo agregado.
9. Compara Efectivo esperado con Efectivo contado.
10. Si la diferencia no es cero, elige un estado de resolución y escribe la razón.
11. Selecciona Verificado por cuando alguien revise el cierre.
12. Guarda borrador si el cierre no está terminado.
13. Completa el cierre cuando el cajón esté contado, explicado y revisado.
14. Imprime el registro si tu clínica conserva paquete físico de caja.

Hazlo cada vez que cambie la responsabilidad del cajón y otra vez al final del día. Ese hábito da a la clínica un registro limpio del movimiento de efectivo, entrega de responsabilidad, resolución de diferencias y verificación final.