Este manual es el punto de partida para el trabajo diario en Ubik. Usa los enlaces rápidos cuando ya sabes qué tarea necesitas hacer, o entra por tema cuando quieres entender el flujo completo.

Las secciones están escritas para propietarios, gerentes, recepción, técnicos y doctores. Explican para qué sirve cada área, qué hay que hacer clic, qué significan los campos importantes y qué suele causar confusión.

Índice Rápido

Tareas Más Comunes

Buscador de Tareas

Inicio y usuarios
Clientes y mascotas
Citas y expediente
Flujos clínicos
Pagos e inventario
Comunicación, contabilidad, analítica y configuración

Índice por Tema

  1. Inicio
  2. Cuentas, Roles y Permisos
  3. Clientes y Mascotas
  4. Citas, Agendado en Línea y Flujo de Clínica
  5. Expediente Clínico
  6. Hospitalización, Pensión, Cirugía y Tratamientos
  7. Pagos, Recibos, Reembolsos y Estimados
  8. Inventario, Lotes, Códigos QR y Compras
  9. Comunicación, Recordatorios, Autorizaciones y Enlaces Públicos
  10. Contabilidad, Gastos, Promociones y CFDI
  11. Reportes, Analítica, Nómina y Actividad
  12. Importaciones, Configuración y Solución de Problemas

Inicio

Ubik está organizado alrededor del flujo real de una clínica: clientes y mascotas, citas, trabajo clínico, cobro, inventario, comunicación y reportes. Los flujos diarios previstos viven en portales, no en páginas separadas de configuración o revisión.

Usar el portal correcto para tu rol

Recepción debe pasar el día de trabajo en Reception Portal. Esa página está diseñada para mostrar la fila en vivo, clientes que llegan, siguientes tareas, avisos de adeudo, problemas de comunicación, estado de autorizaciones y entrega a cobro. Si recepción trabaja desde el calendario, queda fuera del flujo operativo en vivo y puede perder actualizaciones o siguientes acciones.

Los técnicos deben trabajar desde Technician Portal o desde el área específica del flujo que tienen enfrente, como hospitalización, pensión, laboratorio, cirugía o formatos de especialidad. Esas páginas mantienen visible la lista activa de pacientes, trabajo asignado, tareas pendientes y entregas clínicas.

Usa calendario y páginas de registro cuando necesites revisar, editar o configurar información. Usa los portales para el día en vivo.

Iniciar sesión

Usa el correo y contraseña asignados a tu cuenta de empleado. Si tu usuario pertenece a más de una cuenta de clínica, Ubik puede pedirte que elijas la cuenta a la que quieres entrar.

Después de iniciar sesión, revisa que el nombre de la clínica, tu usuario y los menús visibles correspondan al trabajo que vas a hacer. Si no coinciden, cambia a la cuenta correcta o pide a un administrador que revise tus permisos.

Cuentas, Roles y Permisos

Los roles y permisos controlan lo que un usuario puede ver y cambiar. Esto protege información privada, evita cambios accidentales y mantiene las acciones ligadas a la persona que las hizo.

Elegir o cambiar cuenta

Si tu usuario pertenece a más de una cuenta de clínica, elige la cuenta correcta al iniciar sesión. Si el cambio de cuenta está disponible en el menú de tu cuenta, selecciona ahí la cuenta destino.

Cambiar de cuenta cambia el contexto activo de la clínica. Antes de guardar citas, pagos, inventario o configuración, confirma que la clínica activa sea la correcta.

Página o botón faltante

Si falta una página, botón, importación, reporte o configuración, las causas más comunes son:

  • tu rol no incluye ese permiso;
  • la función está desactivada para la cuenta de la clínica;
  • la clínica está en un modo operativo restringido;
  • el registro no está en el estado requerido para esa acción.

Pide a un administrador que revise tu perfil, rol y configuración de cuenta antes de tratarlo como un problema del sistema.

Agregar un usuario

Los administradores manejan usuarios desde la configuración de cuenta o usuarios. Agrega al empleado, asigna el rol correcto, confirma que pueda iniciar sesión y verifica que los menús visibles correspondan a su trabajo.

Usa una cuenta por cada empleado real. Las cuentas compartidas hacen más difícil confiar en nómina, actividad, expedientes, pagos e historial de auditoría.

Cambiar permisos de un usuario

Abre la configuración de usuario o cuenta, selecciona al empleado y ajusta el rol o permisos que correspondan a sus responsabilidades. Guarda, luego pide al empleado que actualice la página o vuelva a iniciar sesión para que el menú refleje el acceso nuevo.

Da a cada usuario el acceso mínimo que necesita para trabajar. Ten especial cuidado con configuración de cuenta, contabilidad, importaciones, correcciones de pago y ajustes de inventario.

Cuentas individuales por empleado

Cada empleado debe usar su propio inicio de sesión. Esto permite que Ubik conecte el trabajo con la persona correcta para asignación de citas, control de tiempo, actividad de empleados, pagos cobrados, notas e historial de auditoría.

Cuando los empleados comparten una cuenta, la clínica pierde visibilidad de quién hizo el trabajo y a quién se debe acreditar o contactar después.

Clientes y Mascotas

Clientes y mascotas son los registros base para agenda, recordatorios, historial médico, pagos, autorizaciones y analítica. Mantén estos datos limpios antes de crear la cita cuando sea posible.

Crear un cliente

Crea un cliente desde Reception Portal, la página de clientes, la agenda u otro flujo que pida información del cliente. Durante el día de trabajo, recepción debe preferir Reception Portal para que el alta de cliente siga conectada al flujo en vivo de la visita.

Campos importantes:

  • Teléfono y código de país: se usan para WhatsApp o seguimiento telefónico.
  • Email: se usa para recibos, documentos, autorizaciones y recordatorios.
  • Método de comunicación preferido: ayuda al equipo a elegir el canal correcto.
  • Dirección e información fiscal: puede ser necesaria para cobro o flujos fiscales.

Editar información de contacto

Abre el perfil del cliente, actualiza teléfono, código de país, email, dirección o preferencia de comunicación, y guarda. Si fallan recordatorios o autorizaciones, revisa primero el teléfono, código de país y email.

Cambiar la información de contacto afecta comunicación futura. No garantiza que hilos antiguos o enlaces ya enviados se actualicen.

Marcar un cliente como inalcanzable

Usa la marca de inalcanzable cuando la clínica no puede contactar al cliente de forma confiable. Esto advierte al equipo que los recordatorios o seguimientos normales pueden fallar.

Quita la marca después de corregir los datos de contacto y confirmar que la clínica tiene una forma confiable de comunicarse con el cliente.

Agregar una mascota

Abre el perfil del cliente o el flujo de cita y agrega la mascota bajo ese cliente. Captura nombre, especie, raza si se conoce, sexo, edad o fecha de nacimiento, peso y contexto médico relevante.

Los datos de mascota alimentan historial de citas, recordatorios, expediente, tratamientos, certificados y analítica. Si faltan especie, edad, peso o contexto médico, puede limitarse lo que el equipo documenta con seguridad.

Actualizar edad, peso, especie o raza

Abre el perfil de la mascota, actualiza los campos demográficos y guarda. Usa el peso más actual cuando dosis, hospitalización o decisiones de tratamiento dependan de él.

Si especie o raza no está clara, elige la opción correcta más cercana y deja una nota si hace falta.

Citas y Flujo de Clínica

Las citas conectan cliente, mascota, equipo, estado, expediente clínico, cargos, pagos, documentos, recordatorios e inventario usado. El estado debe reflejar dónde está el paciente dentro del flujo de la clínica.

Agendar una cita

Recepción debe crear citas desde Reception Portal cuando trabaja el día en vivo de la clínica. Así la agenda queda conectada con la fila, avisos del cliente, siguientes tareas y entregas.

Usa el calendario cuando estés revisando la agenda, ajustando horarios o trabajando fuera del flujo en vivo de recepción. Elige cliente, mascota, tipo de cita, fecha, hora, personal asignado si ya se sabe, y notas relevantes.

Campos importantes:

  • Tipo de cita: controla el flujo esperado y el contexto clínico disponible.
  • Fecha y hora: colocan la cita en el calendario y en los recordatorios.
  • Usuario asignado: identifica al responsable de la cita.
  • Notas: dan contexto a recepción y al equipo clínico antes de iniciar la visita.

Configurar agendado en línea

El agendado en línea permite que los clientes soliciten citas desde un flujo público, mientras la clínica controla qué tipos de cita, días, horarios y servicios dependientes de personal están realmente disponibles.

Los administradores lo configuran desde la sección Online scheduling en configuración de cuenta.

Proceso:

  1. Abre configuración de cuenta.
  2. Abre Online scheduling.
  3. Activa el agendado en línea.
  4. Decide si Ubik debe notificar a la cuenta por email cuando se agenda una cita en línea.
  5. Decide si los clientes pueden crear un registro nuevo de cliente durante el agendado.
  6. Decide si las visitas a domicilio están permitidas en el flujo en línea.
  7. Define Espacios disponibles.
  8. Selecciona Tipos de cita programables.
  9. Para tipos de cita que requieren personal específico, agrégalos a Requerir personal en turno.
  10. Selecciona horarios permitidos para cada día de la semana.
  11. Confirma que cada empleado tenga los Appointment Types y Especialidades correctos en su perfil.
  12. Confirma que los horarios de empleados reflejen sus turnos reales.
  13. Revisa la línea de tiempo de recordatorios de cita para que la clínica sepa qué recibirá el cliente.
  14. Guarda y prueba el flujo público de agendado.

Campos importantes:

  • Enabled: activa el agendado en línea para la cuenta.
  • Notificar a la cuenta por correo electrónico: envía una notificación por email a la clínica cuando un cliente agenda en línea.
  • Permitir la creación de clientes: permite que clientes nuevos creen su registro desde la página de agendado.
  • Permitir visitas a domicilio: permite opciones de visita a domicilio en el flujo en línea.
  • Espacios disponibles: controla cuántas citas pueden compartir el mismo horario.
  • Tipos de cita programables: controla qué tipos de cita pueden elegir los clientes en línea.
  • Requerir personal en turno: para los tipos seleccionados, solo muestra horarios cuando hay un empleado programado que puede hacer ese tipo de cita.
  • Horarios permitidos por día: controla qué días y horarios pueden aparecer en línea. Si un día no tiene horarios seleccionados, ese día no se puede agendar.
  • Appointment Types en el perfil del empleado: indica a Ubik qué tipos de cita puede hacer cada empleado.
  • Especialidades en el perfil del empleado: ayuda a coincidir cobertura de especialidad cuando la clínica usa agendado con especialidades.

Cómo los clientes usan el agendado en línea

En el flujo público, el cliente identifica o crea el registro de cliente si está permitido, selecciona la mascota, elige tipo de cita y después elige un día y horario disponible.

Ubik solo muestra opciones que cumplen las reglas de configuración de la clínica:

  • el tipo de cita debe estar permitido para agendado en línea;
  • el día debe tener horarios permitidos;
  • el horario todavía debe tener cupo;
  • si el tipo requiere personal en turno, debe haber un empleado programado que pueda hacer ese tipo de cita;
  • las opciones de visita a domicilio solo aparecen cuando visitas a domicilio está activo.

Después de completar el agendado, la cita entra a Ubik con origen de agendado en línea. Recepción debe seguir manejando el día en vivo desde Reception Portal.

Relacionado: tiempo de recordatorios de cita.

Solución de problemas de agendado en línea

Si los clientes no encuentran un día, horario o tipo de cita, revisa primero:

  • El agendado en línea está activo.
  • El tipo de cita está incluido en Tipos de cita programables.
  • El día de la semana tiene horarios permitidos seleccionados.
  • Espacios disponibles es mayor que cero.
  • Las citas existentes no llenaron la capacidad del horario.
  • Si Requerir personal en turno está activo para ese tipo, al menos un empleado programado tiene ese tipo de cita en su perfil.
  • Los horarios y especialidades del empleado coinciden con la cobertura real.
  • Visitas a domicilio está activo si el cliente intenta agendar una visita a domicilio.
  • El cliente no intenta agendar dentro de un corte del mismo día o una ventana no disponible.

Si toda la configuración parece correcta, prueba el flujo tú mismo y reporta el tipo de cita, día, horario y ruta del cliente que falló.

Registrar la llegada de un cliente

Cuando llega el cliente, recepción debe encontrar la cita en Reception Portal y moverla al estado de espera o recepción activa que use la clínica. Esto hace visible la visita para el equipo e inicia el flujo del día.

Antes de registrar la llegada, confirma cliente, mascota, tipo de cita, avisos de adeudos, estado de autorizaciones y advertencias de contacto. Corrige lo crítico antes de mover al paciente más adelante.

Estados de una cita

Los estados muestran dónde está la visita dentro del proceso de la clínica. Significados comunes:

  • Programada: agendada pero aún no registrada.
  • Esperando: cliente o paciente ya llegó y espera atención.
  • En atención: el trabajo clínico está activo.
  • Pago o no pagada: el trabajo clínico terminó pero el cobro no está completo.
  • Terminada: la visita está completa.
  • Cancelada: la visita no ocurrió.
  • Hospitalizada, en pensión, preoperatoria, postoperatoria o pendiente de alta: estados de flujos especiales.

Mantén los estados actualizados para que recepción, técnicos, doctores y gerentes vean el día real.

Asignar técnico o doctor

Abre la cita desde el portal o flujo correspondiente y elige al responsable. Las asignaciones ayudan a dirigir el trabajo, mostrar propiedad del caso y conectar analítica con el empleado correcto.

Si vas a tomar responsabilidad de un caso, asígnate antes de agregar notas importantes, tratamientos o cambios de flujo.

Cancelar una cita

Abre la cita y usa la acción de cancelar cuando la visita no va a ocurrir. Agrega el motivo de cancelación cuando se pida.

Cancelar debe usarse cuando la clínica quiere registrar que la visita no se completó. No uses cancelación como atajo para cobro, alta o limpieza del expediente.

Estimados de cita

Los estimados ayudan a la clínica a hablar de cargos esperados antes de completar el trabajo. No son lo mismo que una venta terminada.

Usa estimados para cargos planeados de una cita. Usa pagos o ventas solo cuando la clínica está cobrando dinero o completando una venta de producto.

Expediente Clínico

El expediente mantiene el registro médico ligado a la cita. Un buen expediente incluye motivo de visita, observaciones, signos vitales, diagnóstico, tratamientos, servicios, inventario usado, instrucciones y seguimiento.

Agregar notas, síntomas, diagnóstico y signos vitales

Abre el expediente de la cita. Captura notas en las secciones clínicas correctas, agrega síntomas o diagnósticos cuando aplique, y registra signos vitales como peso, temperatura y otros valores requeridos por la clínica.

Campos importantes:

  • Notas: narrativa clínica y observaciones.
  • Síntomas y diagnóstico: contexto clínico estructurado.
  • Signos vitales: mediciones objetivas de la visita.
  • Instrucciones: indicaciones para equipo o cliente ligadas al plan.

Revisar historial de citas

Usa las áreas de historial del cliente, mascota o cita para revisar visitas previas, notas, vacunas, cirugías, documentos, pagos y contexto de comunicación.

El historial ayuda al equipo a no repetir preguntas, no perder tendencias y conservar contexto entre visitas.

Llenado de expediente con IA

El llenado con IA puede ayudar a redactar contenido estructurado a partir del contexto compatible de la cita. Revisa todo el contenido generado antes de guardarlo en el expediente médico.

La salida de IA es un borrador asistido. El usuario de la clínica sigue siendo responsable de confirmar que el expediente final sea correcto y clínicamente adecuado.

Hospitalización, Pensión, Cirugía y Tratamientos

Los flujos especiales agregan estructura a casos que requieren tareas repetidas, horarios, monitoreo, autorizaciones o entregas entre turnos. El equipo debe trabajar desde el portal o área de flujo que corresponda a la tarea actual, como Technician Portal, hospitalización, pensión, laboratorio, cirugía o formatos de especialidad.

Tareas de hospitalización y pensión

Usa hospitalización o pensión cuando el paciente permanece bajo cuidado de la clínica más allá de una visita normal. Estos portales ayudan a organizar tareas diarias, instrucciones, inventario, servicios y expectativas de alta.

Mantén actualizado el estado del paciente y sus tareas para que el siguiente miembro del equipo sepa qué toca y qué ya se hizo.

Horarios de tratamiento

Los horarios de tratamiento definen qué debe hacerse, cuándo toca y si ya se completó. Úsalos para medicación repetida, monitoreo, alimentación, paseos, procedimientos u otras tareas de cuidado.

Al completar una tarea, registra el resultado y cualquier nota importante. Esto crea una línea de tiempo confiable para el resto del equipo.

Formatos de especialidad

Los formatos de especialidad capturan información estructurada para flujos como exámenes oftálmicos, animales grandes u otras áreas clínicas enfocadas.

Abre el formato correspondiente desde la cita o flujo clínico, completa los campos que aplican y guárdalo como parte del expediente del paciente.

Pagos, Recibos, Reembolsos y Estimados

Los pagos deben reflejar dinero realmente cobrado. Los cargos y estimados describen lo que se debe o se espera; los pagos registran cómo pagó el cliente.

Tomar un pago

Abre la cita, venta o superficie de cobro. Revisa cargos, confirma saldo, elige método de pago, captura el monto y guarda.

Campos importantes:

  • Monto: dinero que se está cobrando ahora.
  • Método de pago: efectivo, tarjeta, transferencia, terminal u otro método configurado.
  • Cajero o usuario: empleado que cobra el pago.
  • Cita o venta ligada: registro al que pertenece el pago.

Antes de guardar, confirma que el pago esté ligado al cliente, mascota, cita y cuenta de clínica correctos.

Imprimir o enviar un recibo

Después del pago, usa la acción de recibo desde la cita, venta o área de pago. Elige impresión, PDF, email, WhatsApp o la opción disponible para tu clínica.

Si el cliente no recibe el recibo, revisa email, teléfono, código de país y método de comunicación en el perfil del cliente.

Estimados contra Sell Products

Usa estimados cuando la clínica está planeando o cotizando atención para una cita. Usa Sell Products cuando la clínica está completando una venta de producto tipo mostrador.

No uses Sell Products solo para crear un estimado. Puede causar confusión porque ventas y estimados responden preguntas diferentes.

Reembolsos y devoluciones

Usa flujos de reembolso o devolución cuando se necesita revertir dinero o productos. Confirma el pago o venta original, el monto, el artículo y el motivo antes de guardar.

Los reembolsos y devoluciones afectan historial financiero, historial de inventario y saldo del cliente. Úsalos intencionalmente y mantén notas claras.

Inventario, Lotes, Códigos QR y Compras

Inventario registra qué tiene la clínica, qué está bajo, qué se dispensó, qué se recibió y qué debería comprarse.

Agregar inventario

Crea inventario desde la página de inventario o flujo de importación. Captura nombre del producto, tipo, unidad, proveedor, costo, precio al cliente, reglas de reorden y si necesita control por lote.

Campos importantes:

  • Unidad: cómo se cuenta o dispensa el artículo.
  • Costo de negocio: costo para la clínica.
  • Precio al cliente: lo que paga el cliente.
  • Proveedor: quién proporciona el artículo.
  • Punto de reorden: cuándo la clínica debe considerar comprar más.

Recibir stock

Usa recepción, gasto, orden de compra o ajuste según cómo llegó el stock. Captura artículo, cantidad, paquetes si aplica, proveedor, costo e información de lote cuando sea necesaria.

Recibir stock cambia la cantidad de inventario. Confirma unidad y cantidad antes de guardar.

Lotes y fechas de caducidad

El control por lote conecta stock con números de lote y fechas de caducidad. Úsalo para productos donde importan trazabilidad, retiros, caducidad o certificados.

Al recibir stock con lote, captura número de lote y fecha de caducidad. Al dispensar o escanear, confirma que el lote seleccionado coincida con el producto real que se está usando.

Códigos QR de inventario

Los códigos QR ayudan al equipo a escanear inventario rápidamente. Imprime códigos QR después de que exista el artículo o lote, porque el código necesita apuntar a un registro guardado.

Para productos con lote, imprime el QR del lote específico cuando el flujo requiere escaneo por lote.

Sugerencias y órdenes de compra

Las sugerencias de compra ayudan a identificar stock que debería reordenarse según cantidad, puntos de reorden, uso, proveedor y reglas de planeación.

Revisa las sugerencias antes de crear o enviar una orden. La clínica sigue siendo responsable de confirmar proveedor, cantidad, costo y tiempo.

Precios y actualizaciones de costo

El precio de inventario depende del costo de negocio, precio al cliente, reglas configuradas y cualquier ajuste manual. Actualizar costo puede ayudar a entender margen y decidir si los precios necesitan revisión.

Los cambios de costo deben sugerir mejores decisiones de precio, pero el equipo debe confirmar precios al cliente antes de aplicar cambios amplios.

Comunicación, Recordatorios, Autorizaciones y Enlaces Públicos

Las herramientas de comunicación mantienen mensajes, recordatorios, autorizaciones, recibos y enlaces públicos ligados al registro de la clínica en lugar de dispersos en dispositivos personales.

Enviar un mensaje

Abre cliente, cita, Message Center o la superficie de comunicación. Elige canal, confirma los datos de contacto, escribe o selecciona el mensaje y envía.

Usa comunicación ligada a cita cuando el mensaje sea sobre una visita específica. Así el historial será más fácil de encontrar después.

Recordatorios

Los recordatorios avisan a clientes sobre citas, instrucciones de preparación, seguimiento y otros eventos programados. Dependen de datos de contacto correctos y configuración de recordatorios de la clínica.

Si un recordatorio no llegó, revisa teléfono, código de país, email, preferencia de comunicación del cliente y fecha/hora de la cita.

Tiempo de recordatorios de cita

Cuando las comunicaciones con clientes están activas, Ubik puede crear mensajes de cita automáticamente conforme la cita avanza por el flujo programado.

Línea de tiempo típica:

Momento Qué se envía Notas
Justo después de agendar Confirmación de cita Se envía cuando la cita pasa a scheduled, excepto para iniciadores internos. Las citas virtuales usan un mensaje de confirmación virtual.
Aproximadamente 24 horas antes Recordatorio de cita Usa el recordatorio normal, o uno más específico de vacunación, eutanasia, cirugía, cita virtual o visita a domicilio cuando el tipo de cita o la marca de domicilio coincide.
Aproximadamente 1 hora antes Notificación de cita próxima Usa el mensaje normal de cita próxima, o una versión virtual/de visita a domicilio cuando aplica.

Los recordatorios de 24 horas y 1 hora se generan solo mientras la cita sigue en estado scheduled. Si la cita ya pasó a espera, en atención, pago, terminada, cancelada u otro estado de flujo, Ubik no debe tratarla como una cita futura programada.

Los mensajes usan el método de contacto preferido del cliente cuando existe; si no, se usa email. Para automatización por WhatsApp, el mensaje puede salir desde el remitente administrado de Ubik en lugar del número diario de WhatsApp de la clínica.

Para agendado en línea, esto significa que el cliente puede recibir una confirmación después de reservar y luego la secuencia normal de recordatorios antes de la visita si la cita permanece programada.

Autorizaciones y enlaces de firma

Usa autorizaciones o enlaces de firma cuando la clínica necesita aprobación del cliente para tratamiento, medicamento, procedimientos, documentos u otro consentimiento firmado.

Antes de enviar, confirma cliente, mascota, cita, tipo de documento y método de contacto. Después de que el cliente firme, verifica que el documento firmado aparezca en el registro esperado de cita o cliente.

Remitente administrado de WhatsApp

Los recordatorios automáticos de WhatsApp y mensajes de flujo pueden usar un remitente administrado en lugar del WhatsApp diario de la clínica. Esto ayuda a que la automatización sea confiable y quede ligada a registros de Ubik.

Si tu clínica depende de conversaciones manuales por WhatsApp, pregunta cómo el remitente administrado afecta el proceso diario antes de cambiar la configuración de mensajes.

Contabilidad, Gastos, Promociones y CFDI

Las herramientas contables conectan gastos de la clínica, descuentos, información fiscal, actividad de proveedores y reportes.

Gastos

Usa gastos para registrar costos de la clínica como compras de inventario, servicios, insumos u otros gastos del negocio. Incluye proveedor, subtotal, impuestos, total, estado de pago y líneas de inventario relacionadas cuando aplique.

Los datos de gasto pueden afectar costo de inventario, recepción de stock, reportes e historial de proveedor.

Promociones y descuentos

Las promociones y descuentos reducen lo que paga el cliente o crean reglas especiales de precio. Úsalos intencionalmente y confirma si aplican a productos, servicios, citas o clientes específicos.

Los descuentos afectan ingreso y margen. Asegúrate de que el equipo entienda cuándo puede aplicarlos.

Configuración CFDI

Para flujos CFDI, los datos fiscales de la clínica y del cliente deben estar completos y correctos. Confirma razón social, RFC, código postal, régimen fiscal, uso de factura y campos fiscales relacionados antes de generar documentos.

Si falla la generación CFDI, revisa datos fiscales faltantes o inconsistentes antes de intentar otra vez.

Reportes, Analítica, Nómina y Actividad

La analítica convierte la actividad de la clínica en señales operativas: citas, tiempo de espera, ingresos, inventario, comportamiento de clientes, comunicación, personal y utilización.

Encontrar analítica diaria

Usa dashboard y páginas de analítica para revisar trabajo diario, tendencias y presión operativa. Las áreas comunes incluyen citas, clientes, usuarios, logros, inventario, contabilidad y comunicación.

Usa filtros de fecha con cuidado. Muchos reportes responden una pregunta específica de periodo.

Números KPI

Los KPIs resumen actividad de la clínica. Por ejemplo, tiempo de espera muestra presión de flujo, totales de pago muestran cobranza, bajo stock muestra riesgo de inventario y utilización muestra cómo se usa el tiempo del equipo.

Cuando un KPI parece incorrecto, revisa rango de fechas, filtros, estados de registros y si el flujo base se completó correctamente.

Actividad y utilización de empleados

La actividad de empleados registra trabajo no ligado a clientes y tiempo atendiendo citas para que gerentes entiendan cómo se usa el tiempo del equipo.

Checadas, asignación de citas, estado en atención, actividades manuales y salida pueden afectar utilización. Mantén asignaciones y registros de tiempo precisos.

Importaciones, Configuración y Solución de Problemas

La configuración debe hacerse con cuidado porque afecta muchos flujos futuros. Las importaciones son útiles, pero la calidad de los datos origen importa.

Importar clientes

Usa importación de clientes al mover una lista de clientes a Ubik. Prepara nombres, teléfonos, códigos de país, emails, direcciones y cualquier identificador de migración solicitado por la plantilla.

Revisa duplicados y datos de contacto faltantes antes de importar de forma amplia.

Importar mascotas

Usa importación de mascotas al mover pacientes a Ubik. Cada mascota debe conectarse con el cliente correcto e incluir especie, raza, sexo, edad o fecha de nacimiento, peso si se conoce y notas relevantes.

La importación de mascotas depende del emparejamiento de clientes. Confirma primero los registros de cliente.

Importar inventario o servicios

Las importaciones de inventario y servicios requieren nombres limpios, tipos, unidades, precios, costos, proveedores e instrucciones cuando apliquen.

Antes de importar, confirma que unidades y categorías coincidan con la forma en que la clínica realmente usa y vende el artículo.

Reportar un problema

Usa Report a problem desde el menú de cuenta cuando algo se vea incorrecto, confuso o incompleto. Incluye qué intentabas hacer, qué hiciste clic, qué pasó, qué esperabas y qué registro está involucrado.

Los buenos reportes mencionan cliente, mascota, cita, producto, pago, proveedor o recibo cuando uno de ellos está involucrado.

Acciones faltantes o deshabilitadas

Cuando algo falta o está deshabilitado, revisa:

  • tu cuenta activa;
  • tu rol y permisos;
  • el estado del cliente, mascota, cita, pago o inventario;
  • campos requeridos;
  • configuración de funciones de la cuenta;
  • actualizar el navegador si los permisos acaban de cambiar.

Si todo parece correcto, reporta el problema con la página, registro y acción que esperabas ver.