Gastos en Übik: De la factura en papel al inventario y los pagos a proveedores

Una factura puede nombrar un producto de forma distinta a tu clínica, contar frascos en lugar de mL, incluir descuentos e impuestos y llegar semanas antes de que la pagues. Capturar solamente el total deja fuera buena parte de esa información.

Übik conecta estos detalles mediante los gastos. Puedes capturar una compra a mano o extraerla de un documento, vincular los productos correctos, revisar los importes, decidir si vas a recibir inventario y dar seguimiento al saldo del proveedor.

Esta guía recorre todo el proceso. Los importes y nombres de productos de los ejemplos son ilustrativos; utiliza los importes y el tratamiento de impuestos respaldados por tu propio documento.

1. Elige cómo crear el gasto

Desde el Panel de control, busca la tarjeta de Contabilidad y haz clic en Agregar gasto. El editor permite trabajar con varias filas, algo útil cuando una factura incluye distintos productos o categorías de gasto.

Hay cuatro puntos de partida:

• Captura manual: agrega una fila y completa sus datos. Es útil para renta, comisiones bancarias, un recibo sencillo o una compra sin un documento legible.
• Extraer del documento (OCR): cuando la cuenta tiene IA habilitada, sube una imagen o un PDF para que Übik prepare las filas del gasto. OCR significa leer el texto y los importes de la página.
• Crear gasto desde una orden de compra: selecciona una orden existente para preparar filas a partir de sus partidas. Compáralas con lo que realmente se facturó y recibió.
• Obtener gastos del SAT: las cuentas con la descarga del SAT configurada y habilitada pueden seleccionar una descarga terminada e importar filas para revisión. La guía de gastos del SAT explica esa configuración.

Utiliza una fila por producto o concepto que necesite su propia categoría, tratamiento de impuestos o vínculo con inventario. Las filas de una misma factura pueden compartir proveedor y referencia. Por ejemplo, los medicamentos y el envío pueden ir en filas distintas aunque aparezcan en una sola factura.

Antes de comenzar, verifica si alguien ya capturó la factura por otra vía. Importar la copia en papel después de registrar la versión del SAT no debe convertirse en una segunda compra.

2. Usa OCR y sesiones de captura para incorporar el documento

Sube el archivo desde tu computadora

Elige Extraer del documento, selecciona la imagen o el PDF de la factura y marca las regiones relevantes cuando se te solicite. En un PDF de varias páginas, revisa cada una y omite las que no deban formar parte de la extracción.

Mantén legibles las descripciones, cantidades, precios unitarios, descuentos, impuestos y totales. Recortar un encabezado de columna o los totales puede eliminar información necesaria para verificar el resultado.

Übik solicita datos comunes de la factura, como proveedor, identificador de factura, fecha, tipo de gasto, estado, método de pago y tipo de impuesto. Estos ayudan a preparar las filas en conjunto; después revisa cada una, especialmente si la factura combina productos y servicios o distintos impuestos.

Sube una factura en papel desde tu teléfono

Si tienes la factura sobre el escritorio, utiliza Subir desde móvil en el menú de extracción:

1. Deja abierto el editor de gastos en la computadora e inicia la carga móvil.
2. Escanea el código QR con tu teléfono. Se abre una sesión de captura temporal para enviar una foto a ese flujo de trabajo en la computadora.
3. Toma o elige una foto clara y súbela.
4. Regresa a la computadora y selecciona el archivo en la lista de cargas disponibles.
5. Continúa con la extracción y revisión.

Cada enlace acepta un archivo y vence después de 10 minutos. Para otra foto, utiliza el nuevo QR que muestra el flujo de captura; la página de carga anterior no se puede reutilizar. Si la sesión vence antes de subir el archivo, inicia una nueva.

Subir la foto no guarda un gasto. La foto proporciona el documento para la extracción. Todavía necesitas revisar y guardar las filas.

Revisa lo que leyó el OCR

El OCR prepara un borrador. Un punto decimal poco visible, un nombre dividido entre renglones o un porcentaje junto a un importe pueden requerir corrección.

Cuando se abra la revisión de factura, compara las partidas extraídas con las páginas del documento. Verifica que cada producto tenga su fila, que su cantidad corresponda a su precio y que el subtotal, descuento, impuesto y total cuadren. Si la extracción supera las comprobaciones disponibles, Übik puede continuar directamente a los datos de la factura; aun así puedes abrir la revisión.

Si el impuesto está sin resolver, consulta el documento en lugar de asumir un porcentaje habitual. Un “16%” impreso es una tasa, no un importe de impuesto de 16. La información faltante necesita revisión antes de guardar el gasto.

3. Conoce los campos principales y las secciones de Detalles

La fila principal muestra Tipo, Descripción, Fecha, Subtotal y Estado, además del total calculado y el indicador de revisión. Abre Detalles para consultar cantidades, proveedor, empleado, impuestos y descuentos, vínculos con órdenes de compra e información de origen, según corresponda.

Algunas secciones aparecen solamente cuando son relevantes. El formulario de un solo gasto también conserva los vínculos existentes con órdenes de compra y los datos de origen; el editor de varias filas ofrece los selectores de órdenes y el flujo común de factura.

Los datos de origen pueden incluir el nombre/RFC original del proveedor, UUID de la factura, moneda, fecha de emisión y desglose de impuestos. Úsalos para entender la importación y compararla con el documento; aun así revisa los importes editables y los vínculos del gasto antes de guardar.

4. Elige el tipo antes de vincular un producto o empleado

Abre el menú Tipo y coloca el cursor sobre un tipo de gasto para ver su descripción o definición. Esto te ayuda a elegir la categoría correcta mientras capturas el gasto.

La categoría determina más que la clasificación en reportes:

• Costo de ventas requiere un producto de inventario. Úsalo para la compra directa que corresponda, como medicamentos, vacunas o mercancía. Este tipo conecta la compra con las cantidades del producto y el flujo de recepción de inventario.
• Gastos de empleados requiere un empleado/usuario. Úsalo para el registro de sueldo, salario o gasto de empleado que corresponda. Estas filas conservan un estado de pago manual y no utilizan los registros de pagos a proveedores.
• Los demás tipos describen el gasto sin ofrecer el selector de producto o empleado para ese fin. Elige la categoría que corresponda a la operación, en lugar de cambiarla solamente para mostrar un selector.

La lista completa de tipos es:

Por ejemplo, Adquisición de equipo no obtiene un vínculo de producto solamente porque también exista un artículo de inventario llamado “Ultrasonido”. El tipo de gasto elegido determina el vínculo disponible.

Cambiar el tipo puede limpiar las selecciones de producto y cantidades. Elígelo al principio y vuelve a revisar Detalles si lo cambias después.

5. Relaciona la descripción del proveedor con tu catálogo

La factura puede decir “SOL INY 50ML”, mientras que tu clínica llama al producto “Solución inyectable — frasco de 50 mL”. La búsqueda vectorial de Übik ayuda a relacionar esas formas de nombrarlo comparando la descripción de la factura con los nombres y etiquetas de productos de tu cuenta.

Piensa en una búsqueda por significado y nombres alternativos, sin exigir que cada palabra coincida exactamente. Con la IA habilitada, Übik puede vincular automáticamente una coincidencia con suficiente confianza. Cuando no la encuentra, la descripción te ayuda a buscar y elegir el producto manualmente.

Confirma siempre la presentación exacta: marca, concentración, tamaño y unidad. Nombres parecidos pueden referirse a productos distintos. Los artículos de inventario deshabilitados se excluyen de la coincidencia automática de gastos.

Utiliza etiquetas como nombres alternativos útiles

En el campo Etiquetas del artículo de inventario, agrega alternativas reconocibles como:

• La abreviatura habitual del proveedor: SOL INY 50ML.
• Otro nombre o variante de escritura que use tu equipo.
• Un código de producto del proveedor que lo distinga y aparezca junto a su descripción.
• Un equivalente útil en español o inglés cuando el proveedor y la clínica utilizan distintos idiomas.

Mantén claro el nombre principal para tu personal. Las etiquetas permiten conservar los nombres usados en facturas sin cambiar todo tu catálogo para que coincida con cada proveedor.

Cuando seleccionas manualmente un producto cuyo nombre difiere del texto de la factura, Übik puede preguntarte si quieres guardar ese texto como etiqueta. Acéptalo cuando sea una descripción reutilizable de ese producto exacto. Recházalo si contiene una referencia exclusiva de esa factura, una fecha o una lectura incorrecta del OCR. También puedes editar las etiquetas directamente en el artículo.

La etiqueta se guarda en el producto al aceptar la pregunta, por separado del guardado del gasto.

A medida que construyes una lista de etiquetas con las distintas formas en que los proveedores describen el mismo producto, Übik puede relacionar automáticamente esas descripciones conocidas con tu producto en futuras importaciones de facturas. Por ejemplo, un proveedor puede escribir “SOL INY 50ML” y otro “Solución inyectable 50 mL”. Guardar ambas como etiquetas ayuda a Übik a reconocer cualquiera de las dos cuando vuelva a aparecer. El tiempo que dedicas a confirmar un producto ahora te ahorra búsquedas y selecciones manuales después. Sigue revisando las coincidencias, especialmente si un proveedor introduce un nombre, concentración o presentación nuevos.

Las etiquetas no definen conversiones, tasas de impuesto ni precios. Agregar “caja de 100” como nombre alternativo todavía requiere configurar la conversión de compra correcta antes de recibir inventario.

6. Mantén claras las unidades de la factura y de Übik

Las unidades del proveedor existen porque la forma de comprar un producto puede ser distinta de la forma de utilizarlo.

El proveedor vende un frasco y tu clínica dispensa mL. El proveedor factura una caja y tu clínica cuenta jeringas individuales. Necesitas conservar la cantidad de la factura para revisar el cobro y, al mismo tiempo, agregar al inventario la cantidad correcta.

• Unidades de inventario de Übik: las unidades que usas para controlar y dispensar ese producto, como piezas, mL o g.
• Unidades del proveedor: las unidades de compra de la factura, como frascos, botellas, cajas u otra presentación.
• Conversión de compra: cuántas unidades de inventario de Übik contiene una unidad del proveedor.

Configura la conversión cuando la necesites

Abre el artículo de inventario y revisa:

1. Unidad: elige la unidad que la clínica realmente controla y utiliza.
2. Cantidad por paquete: indica cuántas de esas unidades contiene un paquete, si controlas paquetes.
3. En Conversión de compra, captura la Etiqueta de unidad de compra, como frasco o caja.
4. Captura la Cantidad de inventario por unidad de compra: cuántas unidades de inventario representa una unidad facturada.
5. Guarda el producto y revisa la vista previa del incremento de inventario al registrar la compra.

Si compras y controlas la misma unidad, no necesitas una conversión especial. Una etiqueta por sí sola no establece un multiplicador. La conversión del producto es el valor habitual de compra; revísala si un proveedor entrega otra presentación y utiliza el asistente de conversión para esa recepción cuando corresponda.

Ejemplo: 10 frascos que se controlan en mL

Tu clínica controla una solución en mL. Cada frasco contiene 50 mL y la factura indica 10 frascos a $120 cada uno.

La factura se conserva como 10 × $120 = $1,200. No sustituyas su cantidad por 500 dejando el precio unitario en $120.

Con jeringas sucede lo mismo: 2 cajas × 100 jeringas por caja = 200 piezas recibidas. Si Übik también cuenta esas cajas como paquetes, se agregan 2 paquetes.

Entiende la base de cantidad cuando aparezca esa opción

Algunos flujos, incluidos los gastos de transferencias entre cuentas aliadas, ofrecen Unidades de inventario o Unidades del proveedor al ajustar existencias:

• Elige Unidades de inventario cuando la cantidad ingresada ya sea la cantidad final de Übik, como 500 mL. Se agrega directamente.
• Elige Unidades del proveedor cuando el punto de partida sean los 10 frascos de la factura. El multiplicador de compra convierte la cantidad antes de agregarla.

Los gastos habituales de facturas de proveedor usan la conversión de compra sin mostrar siempre esa elección. En todos los casos, revisa la cantidad final para evitar multiplicar una segunda vez una cantidad ya convertida a mL.

Paquetes y conversión son configuraciones relacionadas con funciones distintas

La Conversión de compra transforma la cantidad comprada en unidades de inventario. La Cantidad por paquete describe el tamaño del paquete. El Cálculo automático bidireccional de paquetes/cantidad relaciona los cambios de cantidad y paquetes cuando está activo; déjalo desactivado si controlas por separado las unidades sueltas y los paquetes.

En el ejemplo de los frascos, la recepción debe terminar en 500 mL y 10 paquetes, no en 500 mL más otros 500 mL calculados a partir de los paquetes. Revisa la vista previa del cálculo vinculado o de sincronización de paquetes antes de confirmar. Cantidades y paquetes admiten hasta cuatro decimales cuando necesitas fracciones.

7. Captura subtotal, descuento e impuestos sin duplicarlos

Übik calcula cada fila así:

Total = Subtotal − Descuento + Impuesto pagado

Ejemplo: una partida con descuento

Supón que el documento indica $1,000 de subtotal, $100 de descuento y $144 de impuesto. Captura los tres importes por separado:

$1,000 − $100 + $144 = $1,044 de total

No captures $1,044 como Subtotal para luego agregar otra vez el impuesto. Si el documento ya muestra un importe neto después del descuento, concílialo con el campo Descuento para evitar restarlo dos veces.

Los asistentes % calculan un importe en dinero sobre el Subtotal capturado. Son un atajo y no sustituyen la revisión de la factura. En este ejemplo, aplicar el 16% a $1,000 produciría $160; los $144 del documento deben capturarse o calcularse a partir de su base correcta.

La clasificación del impuesto por sí sola no invierte el signo de Impuesto pagado ni cambia la fórmula anterior. En facturas con varios impuestos o retenciones, revisa el desglose de origen y el total final por pagar con la persona responsable de tu contabilidad antes de guardar. No supongas que elegir “retenido” resta automáticamente el importe capturado.

Una compra exenta no tiene un impuesto cobrado en esa partida; utiliza la clasificación e importe respaldados por el documento. Un impuesto confirmado en cero y un impuesto desconocido son situaciones distintas. Los campos fiscales del gasto tampoco configuran el impuesto que cobrarás al vender ese producto a un cliente.

En una factura con varios productos, conserva los descuentos e impuestos de cada partida en su fila correspondiente. No repitas el impuesto total de la factura en todas las filas. Compara las sumas de subtotal, descuento, impuesto y total del editor con los totales del documento.

El subtotal, impuesto, descuento y los pagos utilizan dos decimales. Un precio unitario independiente de la factura puede conservar más precisión para no perder precios pequeños por redondeo antes de comprobar la partida.

8. Selecciona el proveedor y conserva una identidad consistente

Elige el proveedor existente siempre que sea posible. Un registro consistente conecta las compras, los saldos pendientes, los pagos y el historial de compras.

La configuración del proveedor incluye nombre, nombre comercial, identificador fiscal/RFC, tipo de proveedor, dirección, país, teléfono, contacto y correo electrónico. Cuando se utilizan, también incluye el contacto de WhatsApp del vendedor, plazo de entrega y cantidad mínima de pedido predeterminada. La guía de preparación de proveedores explica cómo organizar esta información.

En las importaciones del SAT, Übik puede relacionar el RFC recibido con un proveedor existente. Si no encuentra coincidencia, revisa la identidad y agrega o corrige el proveedor antes de seleccionarlo. Evita crear un duplicado solamente porque la factura utiliza la razón social en lugar del nombre comercial conocido.

Un producto puede tener varios proveedores configurados. Eso describe quiénes pueden surtirlo; el Proveedor del gasto identifica quién emitió esa compra específica.

Selecciona el proveedor antes de agregar pagos a proveedores. Una compra sin ese vínculo no puede seguirse de la misma manera mediante el saldo del proveedor.

9. Revisa, guarda y decide si vas a recibir inventario

Los indicadores de revisión ayudan a encontrar productos o empleados faltantes, campos obligatorios, impuestos sin resolver o diferencias entre cantidad × precio unitario y subtotal. Si una advertencia tiene una explicación válida, revisa el documento y utiliza la acción de revisión disponible. No cambies un importe correcto solamente para quitar una advertencia.

Después guarda una fila individual o utiliza Guardar todo para las filas pendientes de guardar. Cerrar Detalles te devuelve a las filas; no las guarda.

Cuando Übik ofrezca Ajustar inventario al guardar, revisa cada producto:

• Si esta compra debe agregar existencias en ese momento.
• La cantidad final en la unidad de Übik del producto y los paquetes que se agregarán.
• La conversión y el saldo de inventario resultante.
• Número de lote y fecha de caducidad cuando el seguimiento por lotes esté activo.
• Si el inventario ya fue recibido por otro flujo.

Puedes guardar una factura pendiente y recibir el inventario hoy para pagar el próximo mes. También puedes capturar una factura de productos ya recibidos y dejar desactivado el ajuste de inventario. Cuando una transferencia vinculada está marcada como recibida, su ajuste queda deshabilitado para evitar agregarla otra vez.

Si Übik ofrece sugerencias de costo o precio de venta a partir de la compra, revísalas por separado. El precio unitario de la factura, el costo por unidad de inventario y el precio al cliente son valores distintos. En el ejemplo de los frascos, $120 por frasco equivalen a $2.40 por mL antes de considerar los efectos de impuestos o descuentos separados, no a un costo de $120 por mL.

10. Registra pagos a proveedores y comprende el Estado

Guardar la compra registra el gasto. Registrar un pago al proveedor documenta cómo se liquidó esa cuenta por pagar. Elegir un método de pago o subir la factura no transfiere dinero al proveedor.

Pendiente y Pagado

• Sin registros de pagos a proveedores: puedes seleccionar Pendiente o Pagado manualmente. Por ejemplo, marca como Pagado un recibo ya liquidado en efectivo si no vas a agregar el historial del pago.
• Con registros de pagos a proveedores: el estado depende de si cubren el importe por pagar. Permanece Pendiente mientras exista saldo y pasa a Pagado cuando se cubre completamente. El selector queda bloqueado porque los registros de pago determinan el estado.
• Gastos de empleados: el estado sigue siendo manual; estas filas están excluidas de la contabilidad de pagos a proveedores.

Este selector no incluye un estado separado de “Pagado parcialmente”. Un gasto con abonos permanece Pendiente, y los importes pagado y restante muestran el avance.

Agrega pagos en un gasto

En Detalles → Proveedor, agrega un pago con importe, fecha, método y nota. Übik también conserva quién lo registró. Los pagos agregados o editados en este editor son cambios de borrador hasta que guardas el gasto.

El importe de un pago debe ser positivo y no puede exceder el monto restante disponible para ese gasto.

Para el gasto de $1,044 del ejemplo anterior:

El Subtotal del gasto permanece en $1,000 durante todo el proceso. No lo cambies a $400 cuando hagas el primer abono.

Seleccionar Pagado manualmente sirve para indicar que una compra ya se liquidó; no proporciona registros de pago fechados. Si necesitas un historial detallado, registra los pagos reales y evita capturar la misma liquidación otra vez en otro lugar.

Registra un pago para varios gastos

El flujo de pagos a proveedores también permite registrar un pago contra los gastos abiertos de un proveedor, con fecha, método, referencia y notas. Puedes acceder al registro de pagos desde el historial del proveedor o el flujo de saldos, y revisar los registros resultantes en Pagos a proveedores.

Selecciona gastos específicos para pagarlos primero. El importe restante se aplica a otros gastos abiertos, empezando por los más antiguos. La vista previa muestra la distribución; los filtros de fecha que utilizas para encontrar gastos no limitan esta aplicación automática del remanente.

Por ejemplo, un proveedor tiene saldos abiertos de $600 y $900. Un pago de $1,000 puede liquidar los primeros $600 y aplicar $400 al segundo gasto, dejando $500 pendientes. Es un pago distribuido entre compras, no dos gastos nuevos.

Revisa la vista previa antes de guardar, especialmente si quieres liquidar una factura específica. Utiliza la referencia del pago para identificar una transferencia o cheque, el campo de recibo del gasto para la referencia de la factura y las notas para aportar contexto. Registrar el pago en Übik lo documenta; realiza el pago bancario o en efectivo mediante tu proceso habitual.

En Pagos a proveedores, revisa el registro del pago y su distribución entre gastos. El estado Registrado o Anulado de un pago describe ese registro; es distinto del estado Pendiente o Pagado del gasto. Si un pago registrado fue un error, utiliza el flujo de reversión disponible y revisa los gastos afectados. Revertirlo restablece los saldos que sigan pendientes; no revierte una transferencia bancaria.

Un ejemplo completo, del papel al pago

Una clínica recibe 10 frascos de 50 mL. La factura en papel utiliza una abreviatura, cobra $120 por frasco, indica cero descuento y muestra $192 de impuesto, para un total de $1,392.

1. La persona administradora inicia la captura móvil, escanea el QR, sube la foto y la selecciona en la computadora.
2. El OCR prepara las filas. Se revisan la descripción, cantidad 10, precio unitario $120, subtotal $1,200, impuesto $192 y total $1,392.
3. La fila es de Costo de ventas, vinculada a la solución correcta del inventario de la clínica. Si hace falta, se elige manualmente y se acepta la abreviatura útil de la factura como etiqueta del producto.
4. Se confirman proveedor, referencia de factura, fecha y clasificación del impuesto. El estado inicial es Pendiente.
5. La conversión de compra del producto es de 50 mL por frasco. Al guardar, el equipo confirma 500 mL y, si controla paquetes, 10 frascos, con lote y caducidad correctos.
6. Un pago posterior de $500 deja $892 pendientes. El último pago de $892 lleva el saldo a cero y el gasto pasa a Pagado.

El resultado conserva la factura tal como se emitió, actualiza el inventario en las unidades de la clínica y deja claro qué se compró, recibió y pagó.

¿Necesitas ayuda para configurar tu primera factura?

Ten a la mano una factura real y un producto correspondiente de tu inventario. Podemos revisar con tu equipo el nombre, las etiquetas, la conversión de compra, los importes, la recepción de inventario y el flujo de pagos.

• 📞 WhatsApp: 1-612-383-6374
• 🌐 Sitio web: goubik.com
• 📧 Correo: [email protected]