Una lista clara de proveedores ayuda a relacionar las compras con la empresa correcta, encontrar a quien atiende un pedido y organizar qué proveedores pueden surtir cada artículo de inventario.

Al preparar tu cambio a Übik, empieza por identificar al proveedor. Agrega los contactos y datos de compra conforme los confirmes para que la lista sea útil en el trabajo diario.

Descarga tu plantilla de proveedores

Ambos archivos son hojas de preparación en blanco, con una fila por proveedor. Ábrelos en Excel o Google Sheets, agrega la información y envía el archivo completo al equipo que lleva tu implementación. Ese equipo preparará la carga y revisará las opciones que se completan por separado.

La información esencial

El editor actual de proveedores solicita Nombre del proveedor e Identificación fiscal / RFC.

  • Nombre del proveedor: Usa el nombre de la empresa o persona como lo reconoces en los documentos de compra. Mantén el mismo nombre en las listas de proveedores e inventario.
  • Identificación fiscal / RFC: Proporciona el identificador fiscal confirmado. Para proveedores mexicanos, es el RFC. Si falta o el proveedor usa otro formato de identificación, señálalo en Notas para revisión antes de configurarlo. No inventes un identificador.

Usa Nombre comercial cuando el proveedor sea conocido por un nombre distinto. Así el equipo puede reconocerlo sin crear otro registro solo por su nombre comercial.

Por ejemplo, una factura puede mostrar la razón social mientras el equipo de compras conoce la marca comercial. Conserva ambos nombres en la misma fila cuando correspondan al mismo proveedor.

Datos que conviene definir desde el inicio

Campo Qué debes proporcionar
Código de país del teléfono / Teléfono El teléfono principal del proveedor, con el código de país en su propia columna.
Correo electrónico La dirección que utiliza tu clínica para contactar al proveedor.
Persona de contacto El representante o la persona que atiende la cuenta de tu clínica.
Dirección / Código postal / Ciudad / Estado La dirección del negocio, separada en las columnas de la hoja avanzada.
Tipo de proveedor Una descripción útil, como distribuidor, laboratorio o proveedor de equipo. Describe al proveedor, no al tipo de artículo de inventario.
ID de origen del proveedor El ID del sistema anterior, cuando lo tengas. Ayuda a comparar registros durante la migración.

Conserva los teléfonos y códigos postales como texto para no perder ceros al inicio. Captura un solo teléfono principal en su columna. El formulario de proveedores valida actualmente un número local de 10 dígitos; señala otros formatos para revisión.

La importación básica de proveedores incluye identificación, dirección, teléfono, tipo e ID original. El correo, la persona de contacto, el código de país, el WhatsApp del vendedor y los valores de compra son datos de configuración adicional. Reunirlos desde ahora ayuda a completar el registro después de la importación básica.

WhatsApp del vendedor para órdenes de compra

El conmutador de la empresa y el vendedor que recibe un pedido pueden ser contactos distintos.

Si planeas enviar órdenes de compra a proveedores desde Übik, proporciona el Código de país de WhatsApp del vendedor y el WhatsApp del vendedor en la hoja avanzada. Confirma qué representante debe recibir los pedidos. Un teléfono general por sí solo no completa esa configuración.

Si una persona atiende a varios proveedores, conserva una fila por empresa. Si cambia el representante, revisa el contacto del proveedor existente en lugar de duplicar la misma empresa.

Valores de compra opcionales

La hoja avanzada también incluye:

  • Días de entrega: El tiempo habitual que tarda el proveedor en entregar. Usa una estimación operativa confirmada y explica las excepciones en Notas.
  • Cantidad mínima de pedido predeterminada: La cantidad mínima habitual que se utiliza en la configuración de pedidos. Si el proveedor exige un importe mínimo o maneja mínimos distintos por producto, descríbelo en Notas para revisión. Un importe en moneda no debe ir en un campo de cantidad.

Deja vacíos los datos desconocidos. Un tiempo de entrega vacío no significa entrega el mismo día, y un mínimo vacío no significa que el proveedor no tenga mínimo.

Relaciona proveedores e inventario

La lista de proveedores indica quién surte a tu clínica. La lista de inventario indica qué proveedores pueden surtir cada producto.

Usa los mismos nombres en ambos archivos. En la hoja de inventario, un artículo puede incluir varios nombres en la columna Proveedores, por ejemplo Proveedor A; Proveedor B.

Conserva una sola fila del producto aunque varios proveedores lo vendan. El equipo de implementación relacionará y vinculará los registros. Crear los proveedores por sí solo no establece todos esos vínculos con productos.

Consulta la guía de importación de inventario para preparar unidades, contenido por paquete y existencias iniciales.

Los proveedores y los saldos iniciales se preparan por separado

Estas plantillas preparan el catálogo y los contactos de proveedores. Las facturas pendientes, el historial de pagos y los saldos iniciales necesitan una migración contable revisada por separado.

Envía esos registros en otros archivos si forman parte del alcance de tu migración. Escribir un importe en Notas no crea una factura, un pago ni un saldo en Übik.

Antes de enviar el archivo

  1. Conserva una fila por proveedor y revisa razones sociales, identificadores fiscales y nombres comerciales duplicados.
  2. Confirma el nombre y la identificación fiscal antes de la configuración final.
  3. Usa los mismos nombres de proveedor que aparecen en tu hoja de inventario.
  4. Separa los códigos de país de los teléfonos y conserva los identificadores como texto.
  5. Revisa el WhatsApp del vendedor si utilizarás órdenes de compra.
  6. Deja vacíos los datos desconocidos y explícalos en Notas. Captura cantidades y días como números, sin símbolos de moneda.
  7. Guarda como CSV UTF-8, con coma como delimitador, y conserva tu exportación original.

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