Una consulta puede incluir un producto vendido al propietario, insumos usados por la clínica, un medicamento que el propietario comprará en una farmacia y un servicio profesional. Cada uno pertenece al expediente del paciente, pero sus efectos en inventario y cobros son diferentes.

En Übik, una dispensa registra un producto; un servicio realizado registra trabajo efectuado. Para elegir la opción correcta, pregunta: ¿La clínica suministró el producto? ¿Realmente se usó o entregó? ¿El cliente debe recibir un cargo separado por ese producto?

Comparación rápida

Registro o estado Cuándo usarlo Efecto en las existencias de la clínica Cargo al cliente desde este registro
Inventario facturable, marcado como Dispensado La clínica suministra un producto que debe cobrarse Cuenta para el descuento de existencias Sí, con el precio configurado
Uso interno, dispensado La clínica consume inventario propio sin cobrar el producto por separado Cuenta para el descuento de existencias No
Dispensa externa Un producto recomendado para el tratamiento se conseguirá fuera de la clínica No mueve existencias No genera cargo por el producto
Inventario no dispensado El producto está planeado, pero no se ha entregado ni usado No se descuenta mientras siga no dispensado Todavía no genera cargo por dispensa
Servicio marcado como Realizado Ya se efectuó una consulta, procedimiento u otro servicio No mueve existencias de productos directamente Sí, con el precio configurado
Servicio no realizado El trabajo está planeado, pero no se ha efectuado No mueve existencias de productos directamente Todavía no genera cargo por servicio
Instrucción con artículo del propietario El propietario trae comida, medicamento u otro artículo para hospitalización o pensión No mueve inventario de la clínica No genera cargo de inventario de la clínica por el artículo aportado

“Genera un cargo” no significa “el pago ya se recibió”. Precios, descuentos, impuestos y pagos son partes separadas de la visita. Los descuentos de existencias se procesan mediante el cálculo de inventario de Übik; más adelante explicamos el momento en que se reflejan.

1. Dispensa facturable: la clínica suministra el producto

Usa una dispensa normal facturable cuando el producto sale del inventario de la clínica y debe cobrarse al cliente. Esto incluye tanto productos entregados al propietario como productos usados durante la atención que la clínica cobra por separado.

Ejemplo: La clínica entrega al propietario 20 tabletas de su inventario. Agrega el producto correcto, captura 20 en su unidad de tabletas y confirma Dispensado. El registro cuenta 20 tabletas para el consumo de existencias y genera el cargo con el precio configurado.

Antes de guardar, confirma la variante real del producto, cantidad, unidad y lote cuando se requiera. Un grupo de productos ayuda a encontrar el artículo, pero el registro debe corresponder a lo que realmente se tomó del estante.

Mantén claras estas diferencias:

  • Un producto entregado pero todavía no pagado sigue siendo una dispensa de la clínica. Usa el flujo normal de pagos y saldos.
  • Un descuento cambia el precio, no la cantidad física consumida.
  • Un producto solo recomendado o planeado no debe registrarse como ya entregado.

2. Dispensa externa: se recomienda aquí y se consigue fuera

Dispensa externa significa que la clínica no suministra el artículo. La recomendación de tratamiento queda en la cita, mientras el cliente consigue el producto por fuera, normalmente en una farmacia.

Una dispensa externa no descuenta, transfiere ni agrega existencias de la clínica. Tampoco genera un cargo por el producto en la clínica.

Ejemplo: El veterinario recomienda un producto que la clínica no maneja. Regístralo como dispensa externa y completa las instrucciones de tratamiento correspondientes. La recomendación queda documentada sin registrar una entrega que no salió del inventario de la clínica.

Usa la dispensa externa cuando el origen del producto realmente sea externo. Si el personal toma el producto del estante de la clínica, elige dispensa facturable o Uso interno según la política de cobro. Externa no es una forma de regalar inventario propio ni de evitar una advertencia de falta de stock.

¿Y si la clínica solo entrega una parte del tratamiento?

Separa la parte entregada de la recomendación que se conseguirá fuera.

Ejemplo: La clínica entrega 10 tabletas y el propietario conseguirá otras 10 por fuera. Registra las 10 entregadas como dispensa normal y la parte externa como recomendación externa con instrucciones claras. Solo la parte suministrada por la clínica debe afectar sus existencias y sus cargos por producto.

3. Uso interno: se consume inventario propio sin cobrar el producto

Usa Uso interno cuando la clínica consume inventario propio, pero no debe cobrar ese producto por separado al cliente.

El uso interno descuenta existencias mediante el flujo de inventario y no genera un cargo por producto al cliente. El artículo de uso interno no aparece en el recibo como una línea de producto facturable.

Ejemplo: En una curación se usan dos gasas del inventario de la clínica. La clínica cobra el servicio de curación e incluye los consumibles en ese precio. Registra las dos gasas como Uso interno y el servicio de curación como realizado. Se cobra el servicio y se mantiene el registro de los insumos consumidos.

También permite documentar consumos de la clínica, como muestras, capacitación o uso del personal, desde el flujo de uso interno correspondiente. Captura un motivo correcto para que administración pueda entender a dónde fue el inventario.

Dónde elegirlo

En el panel de artículos de la cita, los usuarios autorizados pueden elegir Facturable o Uso interno antes de buscar o escanear inventario. Las filas existentes también muestran Uso interno en sus detalles desplegados cuando se permite editar.

Dispensar para uso interno requiere el permiso de Inventario Puede dispensar para uso interno (no facturable). Si la opción no aparece o está deshabilitada, pide a un administrador que revise tus permisos y el estado de la cita.

Uso interno aplica al inventario. No convierte un servicio en gratuito; el precio del servicio y cualquier descuento permitido necesitan su propia revisión.

4. No dispensado o no realizado: trabajo planeado

Un producto puede aparecer en la lista antes de entregarse y un servicio antes de efectuarse. Los estados Dispensado y Realizado distinguen esos planes de las acciones completadas.

Ejemplo: Una cita incluye un servicio diagnóstico planeado y un producto que el propietario todavía no decide comprar. Deja el servicio no realizado y el producto no dispensado hasta que esas acciones ocurran.

Una cotización también es un documento de planeación. Revisa los artículos que pasan a formar parte de la visita o venta real, sin asumir que todo lo cotizado se entregó.

Antes de cobrar, resuelve los pendientes: confirma lo que ocurrió, conserva el trabajo futuro en su flujo correspondiente y elimina los artículos rechazados cuando corresponda y esté permitido. No marques todo como completado solo para que la lista parezca terminada.

5. Los servicios se realizan; los productos se dispensan

Un servicio registra trabajo profesional: una consulta, estudio diagnóstico, procedimiento u otro servicio del catálogo. Marcarlo como Realizado genera su cargo con el precio y la cantidad de servicios configurados.

Ejemplo: En una consulta con un producto cobrado por separado, registra una consulta realizada y la dispensa real del producto. Son dos partes distintas de la visita.

Un servicio no descuenta directamente frascos, tabletas, guantes ni otros insumos físicos. Registra el inventario realmente usado, incluyendo productos asociados cuando estén configurados.

Para un procedimiento cuyo precio incluye los insumos, una configuración útil es:

  • El servicio lleva el precio del procedimiento para el cliente.
  • El inventario de uso interno registra los insumos incluidos que se consumieron.
  • Los productos adicionales vendidos por separado siguen como inventario facturable.

Revisa la configuración de precios para no cobrar dos veces los mismos insumos incluidos. Por otro lado, agregar solamente el servicio puede dejar el consumo físico sin registrar si no se captura el inventario utilizado.

Los servicios pueden tener sugerencias de servicios e inventario asociados mediante Super Servicios y Super Diagnósticos. Revisa cuáles aplican, elige las variantes reales y ajusta cantidades. Que un artículo se sugiera no demuestra que se haya usado.

6. Artículos del propietario en hospitalización o pensión

Para comida, medicamento u otras pertenencias traídas de casa, usa el flujo de instrucciones con artículos del propietario. Mantiene el artículo y sus indicaciones en el plan de estancia sin tratarlo como una venta de inventario de la clínica.

Ejemplo: El propietario trae una bolsa del alimento habitual de su mascota. Agrega una instrucción con artículo del propietario y la cantidad, frecuencia y notas correspondientes para que el equipo lo atienda junto con el resto del plan.

Una dispensa externa documenta algo que el cliente consigue por fuera. Una instrucción con artículo del propietario ayuda a administrar algo que ya trajo para usar durante la estancia. Elige el flujo que describe la situación.

Consulta Cómo gestionar hospitalizaciones en Übik para ver el proceso completo.

Cantidades, paquetes y lotes: campos pequeños con efectos grandes

La cantidad usa la unidad configurada del producto

Revisa si el artículo se cuenta en tabletas, mL, µL, unidades individuales u otra unidad. Cantidad 1 no siempre significa “un frasco”.

Ejemplo: Si el producto usa mL, un consumo de 2.5 mL se captura como cantidad 2.5. Si la unidad del inventario es µL, ese mismo volumen es 2,500. Confirma la unidad del catálogo antes de escribir el número.

El inventario admite cantidades fraccionarias. Los servicios usan cantidades enteras; define correctamente la unidad del servicio en el catálogo en lugar de intentar representar una dosis de producto como fracción de servicio.

Los paquetes dependen de la configuración del artículo

Cantidad por paquete indica cuántas unidades de inventario contiene un paquete. Con Cálculo bidireccional paquetes/cantidad activado, cantidad y paquetes se relacionan mediante ese valor. Si está desactivado, se controlan por separado.

Ejemplo: Si un frasco contiene 100 mL y el cálculo automático está activo, 10 mL corresponden a 0.1 paquete. Captura el consumo en el campo adecuado y revisa los valores calculados y la vista previa de uso de existencias. No agregues otra línea para repetir el mismo consumo físico.

Revisa también el cargo al cliente: el precio por unidad y por paquete son distintos, y capturar valores en ambos campos puede afectar el cargo. No llenes ambos manualmente solo para repetir la misma cantidad en otra unidad.

Paquetes descartados registra existencias adicionales de paquetes abiertos o descartados. Descuenta paquetes y no infiere cuántas unidades del producto se usaron. Captura por separado la cantidad realmente usada cuando corresponda; este campo no sustituye el registro de unidades ni la explicación de una merma.

Selecciona el lote y la ubicación reales

En productos con control por lote, elige el lote realmente utilizado y verifica su número y caducidad. Si la clínica usa ubicaciones de inventario, selecciona el estante, sala u otra ubicación de donde salió el producto.

Un código QR puede ayudar a identificar producto o lote, pero el personal debe verificar el artículo físico, la cantidad y las instrucciones.

Una rutina práctica para agregar y revisar

  1. Abre la cita o venta correcta del paciente.
  2. Para inventario, elige Facturable o Uso interno según corresponda. Para una recomendación externa, usa Dispensa externa en el flujo de producto o artículos asociados aplicable.
  3. Busca o escanea el artículo. Selecciona la variante real si el grupo ofrece varias opciones.
  4. En la revisión previa, confirma cantidad, paquetes, lote, ubicación cuando esté disponible, instrucciones y si el producto está dispensado o el servicio realizado. En adiciones asociadas, incluye solo lo que aplique.
  5. Guarda con Agregar o Agregar todos, según corresponda. Los escaneos sencillos pueden guardarse directamente; revisa las indicaciones que aparezcan.
  6. Revisa filas y cargos guardados antes de recibir el pago. Despliega las filas de inventario para revisar Dispensa externa y Uso interno cuando estén disponibles.

Completa las instrucciones de tratamiento conforme al plan del médico. La cantidad entregada y las indicaciones de uso describen cosas distintas; una no sustituye a la otra.

Por qué las existencias pueden no cambiar al agregar una fila

Übik distingue entre la dispensa registrada y el ajuste que la aplica a las existencias. Las dispensas elegibles se procesan mediante el cálculo de inventario, y las estimaciones actuales también pueden considerar consumo pendiente.

Por eso, una dispensa guardada, una estimación actual y un ajuste aplicado pueden representar etapas diferentes del mismo consumo. Revisa Historial de inventario y el estado del registro antes de concluir que faltó un producto. No agregues otra dispensa para forzar un cambio en el conteo visible.

Las dispensas externas quedan excluidas del descuento de existencias. En cambio, una dispensa de la clínica con precio cero sigue representando consumo de su inventario.

Si Dispensa estricta de inventario está activada, Übik puede bloquear una dispensa que dejaría el producto o lote seleccionado en negativo, incluyendo el uso interno. Revisa producto, lote, consumo pendiente y conteo físico. Recibe existencias, corrige un conteo inexacto mediante la auditoría autorizada o corrige la cantidad según corresponda. Usa registros externos o del propietario solo cuando ese sea el origen real del artículo.

Casos especiales: hospitalización y tratamientos históricos

Atención repetida durante una estancia

Para atención recurrente en hospitalización o pensión, crea Instrucciones de estancia y registra cada administración. La cantidad de la instrucción es lo que se usa cada vez, no el total del tratamiento planeado.

Las filas generadas por instrucciones pueden aparecer no dispensadas y con cantidad cero durante la estancia. Deja que el flujo calcule las cantidades finales de cobro a partir de las administraciones registradas al preparar el alta. Usa el área de artículos únicos para productos y servicios realmente únicos, sin duplicar manualmente ahí el consumo programado.

Registrar atención que ocurrió antes

El flujo de adherencia a calendarios de tratamiento permite registrar tratamientos históricos mediante registros que no generan cargos actuales por producto ni descuentan existencias. Usa ese flujo cuando documentes atención pasada que corresponda. No crees una dispensa normal nueva solo para completar el historial: podrías contar el producto como si acabara de suministrarse.

Errores, devoluciones e inventario que ya se contabilizó

Corrige el registro según lo que ocurrió físicamente y lo que ya se contabilizó.

Situación Qué revisar
El producto se usó, pero debía estar incluido en el precio del servicio Puede corresponder Uso interno; conserva el consumo de existencias
El producto nunca se entregó Corrige la línea y revisa si las existencias ya se descontaron
Una auditoría física posterior ya corrigió el conteo del estante Evita devolver existencias otra vez e inflar el conteo actual
El cliente devuelve un producto o necesita un reembolso Usa el flujo de devolución/reembolso y revisa por separado el destino de las existencias

Algunas líneas de inventario ya calculadas requieren la corrección de un administrador. Según la situación, ese flujo permite quitar solo la línea, quitarla y devolver existencias o convertirla a uso interno. Revisa las advertencias sobre auditorías posteriores y escribe un motivo claro.

Los artículos de ventas liquidadas o con cobertura fiscal pueden estar protegidos contra eliminación o cambios que quiten su estado facturable. Pide a administración o contabilidad que revise la corrección permitida en lugar de intentar evitar la restricción.

Corregir un cargo no resuelve por sí solo un pago o reembolso. Si el dinero, el lote o las existencias actuales no están claros, pide a administración o contabilidad que revise la transacción completa antes de aplicar otro ajuste.

Una visita, cuatro registros diferentes

Imagina una visita con una consulta, 20 tabletas entregadas por la clínica, dos gasas incluidas en la consulta y otro producto que se comprará en farmacia.

  • Consulta: un servicio realizado; genera el cargo del servicio.
  • 20 tabletas: dispensa facturable normal; cuenta las tabletas de la clínica como consumidas y genera su cargo por producto.
  • Dos gasas: Uso interno; cuenta las gasas de la clínica como consumidas sin un cargo separado por producto.
  • Producto de farmacia: Dispensa externa; mantiene la recomendación sin mover existencias de la clínica ni generar un cargo por ese producto.

Estas elecciones dan a recepción los cargos correctos, al equipo clínico un registro claro y a inventario una imagen más precisa de lo que la clínica realmente consumió.

Guías relacionadas