Al cambiar tu clínica a Übik, las listas de clientes y mascotas deben conservar su relación. Un cliente puede tener varias mascotas y muchos pacientes pueden compartir nombre. Un vínculo confiable mantiene a cada paciente con el cliente responsable correcto.
Prepara dos listas: una de clientes y otra de mascotas. Usa una referencia estable del cliente en ambos archivos y agrega los datos de contacto y del paciente que ya conozcas.
Descarga tus plantillas
Elige la versión simple o avanzada para cada lista. Los cuatro archivos son hojas CSV de preparación en blanco que se abren en Excel y Google Sheets.
Clientes
- Descargar plantilla simple de clientes (.csv) — ID original del cliente, nombre, código de país, teléfono, correo, preferencia de contacto y notas.
- Descargar plantilla avanzada de clientes (.csv) — Agrega segundo apellido, dirección, estado no localizable e inscripción a QR.
Mascotas
- Descargar plantilla simple de mascotas (.csv) — ID original de la mascota, referencia del cliente, nombre, especie, raza, sexo y notas.
- Descargar plantilla avanzada de mascotas (.csv) — Agrega color, estados del paciente, microchip, fecha de nacimiento o edad y estilo de vida.
Envía las hojas de clientes y mascotas juntas al equipo que lleva tu implementación. Ese equipo preparará la carga, revisará los vínculos y confirmará los campos que requieren configuración adicional. Los encabezados de preparación se relacionan con el formato de importación antes de cargar los datos.
La información esencial del cliente
| Campo | Qué debes proporcionar |
|---|---|
| ID de origen del cliente | Una referencia única y estable. Usa el mismo valor en todas las mascotas que pertenezcan a ese cliente. |
| Nombre / Primer apellido | El nombre registrado en columnas separadas. Conserva acentos y nombres compuestos. |
| Código de país del teléfono / Teléfono | Un número válido, con la clave de país separada del número nacional. |
| Medio de contacto preferido | La preferencia confirmada: WhatsApp, correo electrónico, SMS o ninguno. Señala una preferencia desconocida para revisión. |
El editor de clientes requiere nombre, primer apellido, teléfono, código de país y preferencia de contacto. Si falta alguno, conserva el registro original y señala el dato pendiente para la implementación. No llenes teléfonos faltantes con dígitos repetidos ni con los datos de otro cliente.
El correo es útil, pero no sustituye el teléfono requerido en la configuración normal del cliente. Si tu archivo solo tiene el nombre completo, consérvalo en Notas para revisar la separación en lugar de adivinar qué palabras pertenecen a cada apellido.
Separa el código de país
Captura el código de país como dígitos, por ejemplo 52 o 1, en Código de país del teléfono. En Teléfono, escribe el número nacional, sin espacios, signos ni el código de país repetido.
La validación del teléfono depende del país seleccionado. No conviertas todos los números a 10 dígitos ni asumas que todos los clientes usan el código de país de la clínica. Conserva los teléfonos como texto en la hoja.
Cómo se conservan los vínculos entre clientes y mascotas
Usa el identificador del sistema anterior cuando esté disponible. Si no existe, acuerda una referencia única una sola vez, por ejemplo 1001, y consérvala sin cambios en ambos archivos. Los identificadores originales se relacionan con el formato de carga compatible durante la preparación.
Este ejemplo es ficticio:
| ID de origen del cliente | Nombre | Primer apellido |
|---|---|---|
| 1001 | Alex | Rivera |
| 1002 | Sam | López |
| ID de origen de la mascota | ID de origen del cliente | Nombre del cliente | Nombre de la mascota |
|---|---|---|---|
| 2001 | 1001 | Alex Rivera | Luna |
| 2002 | 1001 | Alex Rivera | Milo |
| 2003 | 1002 | Sam López | Luna |
Alex aparece una vez en la lista de clientes y tiene dos filas de mascotas. Las dos pacientes llamadas Luna son distintas porque tienen identificadores y vínculos con clientes diferentes.
Nombre del cliente es una ayuda visual, no el vínculo. La referencia en la fila de la mascota debe coincidir con la lista de clientes. Primero se importan los clientes; las mascotas cuyo vínculo no se resuelve quedan pendientes de revisión, en lugar de asignarse a alguien por tener un nombre parecido.
Conserva un ID de origen de la mascota estable cuando lo tengas, especialmente si después migrarás historial clínico. Si la fuente muestra a varias personas responsables, acuerda a qué registro de cliente debe pertenecer el paciente antes de preparar los vínculos finales.
La información esencial de la mascota
- ID de origen del cliente: La referencia coincidente que explicamos arriba.
- Nombre de la mascota: El nombre original del paciente, tal como está registrado.
- Especie: La especie conocida. El equipo relacionará especie y raza con las clasificaciones disponibles en Übik.
- Sexo: Macho, hembra o desconocido. Usa desconocido cuando ese sea el estado registrado.
La raza es útil cuando se conoce. Si falta, conserva la especie confirmada y señala cualquier duda. No adivines una raza para completar la hoja.
El editor de mascotas requiere nombre, clasificación y sexo. La importación también necesita un vínculo correcto con el cliente. Conserva por separado a los pacientes que comparten nombre hasta revisar su identidad.
Información adicional que conviene conservar
Datos del cliente
- Correo electrónico: Usa la dirección registrada cuando sea válida. Deja vacías las direcciones faltantes o de relleno.
- Segundo apellido: Conserva el segundo apellido cuando esté disponible.
- Dirección: Ayuda a completar los contactos y a los flujos que utilizan la dirección del cliente.
- No localizable: Conserva un estado confirmado de que no se puede contactar al cliente. No lo cambies solo por estar migrando el registro.
- Inscrito a QR: Registra una inscripción confirmada para revisarla durante la configuración. Tener teléfono por sí solo no establece una preferencia de contacto ni una elección de inscripción.
Revisa las opciones de comunicación e inscripción con la clínica antes de activarlas. Deja vacías las respuestas Sí/No desconocidas y explícalas en Notas.
Datos de la mascota
La hoja avanzada incluye Color, Esterilizado, Adoptable, Fallecido y Microchip. Copia la información confirmada. Una celda vacía de esterilización o adopción no debe interpretarse como un No confirmado, y un estado de fallecimiento faltante requiere revisión si la fuente es poco clara.
Conserva los microchips como texto y mantén todos sus dígitos. Son identificadores, no teléfonos.
Fecha de nacimiento, edad y estilo de vida
Si conoces la fecha de nacimiento, captura Fecha de nacimiento como AAAA-MM-DD. Si solo conoces una edad estimada, usa Edad estimada y Fecha de registro de la edad, con unidades claras, como años y meses. No conviertas una edad antigua en la edad actual ni inventes un cumpleaños exacto.
La hoja avanzada también incluye Estilo de vida para una condición conocida de interior o exterior. La fecha de nacimiento, la edad y el estilo de vida necesitan preparación o edición adicional a los campos de la importación estándar de mascotas. Reunirlos desde ahora ayuda a conservar la información para esa revisión.
Revisa duplicados antes de unir registros
Dos personas con el mismo nombre no son automáticamente el mismo cliente. Una familia puede compartir teléfono y dos mascotas de hogares distintos pueden tener el mismo nombre.
Revisa las posibles duplicaciones con los IDs originales, código de país, teléfono, nombres y relaciones con mascotas en conjunto. Conserva un registro de las uniones acordadas para actualizar las referencias de forma consistente. No renumeres los IDs de cada archivo por separado.
Qué cubren estas plantillas
Estas hojas preparan los perfiles de clientes y mascotas y su relación. Las citas, notas médicas, vacunas, archivos adjuntos, cargos pendientes y pagos son datos de migración separados, con sus propios vínculos y revisión.
Conserva las exportaciones y archivos de respaldo cuando formen parte de tu migración. Una nota en la hoja de perfiles no recrea un registro clínico ni un movimiento contable.
Antes de enviar los archivos
- Conserva un cliente por fila de clientes y un paciente por fila de mascotas.
- Revisa que el ID de origen del cliente de cada mascota exista en la hoja de clientes.
- Revisa nombres, contactos, especies y vínculos pendientes.
- Conserva IDs, teléfonos y microchips como texto.
- Copia las preferencias y estados confirmados; señala los valores desconocidos en lugar de inventarlos.
- Incluye fechas y unidades para las edades y conserva la exportación original.
- Guarda ambas listas como CSV UTF-8, con coma como delimitador, y envíalas juntas.